Condiciones particulares de Zoan Biomed360

Estas condiciones complementan los Términos y condiciones generales de ZOAN SOFTWARE S.A.S. para la plataforma Zoan Biomed360. Lo que no se regule aquí se rige por los Términos generales, y la propuesta o el contrato firmado con cada institución prevalece sobre ambos.

1. Alcance

Zoan Biomed360 comprende el portal biomed.zoansoftware.com, su versión instalable en el celular y los módulos para gestionar los equipos biomédicos de la institución: inventario, hojas de vida, mantenimientos, calibraciones, órdenes de trabajo con firma, tecnovigilancia, calidad del agua para diálisis y documentos. Los módulos, sedes y usuarios incluidos en cada caso, el precio y las condiciones de pago se definen en la propuesta comercial.

2. Responsabilidades regulatorias de la institución

1. Zoan Biomed360 organiza y conserva la evidencia de la gestión de los equipos. No certifica el cumplimiento de ninguna norma ni reemplaza a la autoridad sanitaria, al laboratorio, al referente de calidad de la institución ni el texto oficial de las normas.
2. La habilitación de los servicios (Resolución 3100 de 2019 y sus modificaciones) y los reportes de tecnovigilancia al INVIMA (Resolución 4816 de 2008) siguen siendo responsabilidad de la institución. La plataforma ayuda a preparar los formatos y a controlar los plazos; la institución revisa, presenta y responde por cada reporte.
3. En el control de la calidad del agua para diálisis, los resultados los producen el laboratorio o los responsables que la institución defina. Los límites y niveles de acción contra los que se comparan los configura la institución, que debe verificarlos contra la norma vigente.
4. La institución responde por la veracidad y la actualización de la información que carga, y por los permisos que otorga a sus usuarios y a sus proveedores.

3. Datos de pacientes

Zoan Biomed360 no está diseñado para almacenar historias clínicas. En los reportes de tecnovigilancia solo se registran la edad y el sexo del paciente afectado. La institución se compromete a no escribir nombres, documentos, diagnósticos ni otros datos que identifiquen al paciente en los campos de texto libre, y a mantener la reserva que exige el artículo 21 de la Resolución 4816 de 2008. El tratamiento de datos personales se describe en la Política de privacidad.

4. Firma de las órdenes de trabajo

1. Las órdenes de trabajo se firman en el dispositivo o a distancia, con un enlace personal que vence a los 45 días y no admite una segunda firma. Se registran la imagen del trazo, el nombre, el cargo, el documento de identidad (opcional), el rol y la hora de quien firma. Al cerrar la orden, el PDF queda sellado con su huella SHA-256 y, en el plan Enterprise, con una firma criptográfica propia de la organización.
2. Este mecanismo es una firma electrónica en los términos de la Ley 527 de 1999 y del Decreto 2364 de 2012. La institución, sus usuarios y quienes firman a distancia lo aceptan como medio de firma de las órdenes de trabajo. No es una firma digital con certificado emitido por una entidad de certificación; si un trámite exige ese tipo de firma, la institución debe usarla por fuera de la plataforma.

5. Proveedores que atienden varias instituciones

Cuando un proveedor de servicios biomédicos administra en Zoan Biomed360 los equipos de varias instituciones, el proveedor es quien contrata con Zoan Software, responde ante cada institución por los accesos que le otorga y por el tratamiento de sus datos, y actúa como encargado de cada una. Zoan Software actúa como subencargado del proveedor. Cada institución puede tener usuarios de consulta limitados a sus propias sedes.

6. Uso en el celular y sin conexión

Mientras no hay señal, la aplicación guarda en el celular las fotos de evidencia (hasta sincronizarlas, por un máximo de 14 días) y los borradores de las órdenes. La institución es responsable de los dispositivos que usan sus técnicos: deben tener bloqueo de pantalla y, si se pierde uno, la institución debe cerrar la sesión de ese usuario desde el portal o pedirnos que lo hagamos.

7. Datos al terminar el servicio

1. La institución puede exportar sus datos en cualquier momento, en un archivo ZIP con CSV y JSON.
2. Al terminar el servicio, los datos de la plataforma se suprimen 30 días después de la baja, y los documentos y fotos almacenados se eliminan en el cierre del contrato. Las copias de seguridad caducan a los 30 días. El registro de auditoría se conserva durante su plazo, salvo obligación legal distinta.
3. La institución debe tener en cuenta que la normativa puede exigirle conservar las hojas de vida y los registros de sus equipos por más tiempo: le corresponde exportarlos y conservarlos antes de la baja.

8. Contacto

Para preguntas sobre estas condiciones, escríbanos a contacto@zoansoftware.com o al WhatsApp +57 322 768 3234.