Política de privacidad

1. Resumen

En Zoan Software tomamos en serio la protección de los datos personales. Esta política describe qué información recopilamos al utilizar nuestros productos, con qué propósito la procesamos, durante cuánto tiempo la conservamos y qué derechos tienen las personas titulares de esos datos.

Esta política aplica al sitio público zoansoftware.com, a los portales de cliente de Zoan Automation alojados bajo *.cloud.zoansoftware.com, a las aplicaciones de escritorio Zoan Designer y Zoan Agent, a la extensión Zoan UI Discover para Chrome y Microsoft Edge, y a la plataforma Zoan Biomed360. Es la única política de tratamiento de datos de ZOAN SOFTWARE S.A.S.; las secciones específicas de cada producto se indican en el apartado 3.

2. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de los servicios descritos en esta política es:

• Razón social: ZOAN SOFTWARE S.A.S. (nombre comercial: Zoan Software)
• NIT: 902.097.982-6
• Domicilio: Carrera 39C # 29A-23 Sur, Bogotá D.C., Colombia
• Contacto para asuntos de privacidad: privacy@zoansoftware.com

Los datos de identificación tributaria y registro mercantil se encuentran disponibles en el Aviso Legal.

3. Categorías de datos que procesamos

3.1 Sitio público (zoansoftware.com)

• Datos del formulario de contacto: nombre, correo corporativo, empresa (si se proporciona) y el mensaje enviado. Base legal: medidas precontractuales a solicitud del interesado (RGPD art. 6.1.b / Ley 1581 art. 6.a).
• Datos técnicos de navegación: dirección IP y cabeceras HTTP estándar registradas por los servidores que atienden el sitio, durante el tiempo estrictamente necesario para detectar problemas operativos y proteger el servicio frente a uso indebido.
• Datos de analítica web (solo con consentimiento): si el visitante acepta las cookies de analítica, Google Analytics 4 registra de forma seudónima las páginas visitadas, el origen de la visita (buscador, red social, enlace o campaña), el tipo de dispositivo y navegador, la región aproximada y las acciones en el sitio (por ejemplo, clics en botones o el envío del formulario, sin su contenido). GA4 no almacena direcciones IP completas. Base legal: consentimiento (Ley 1581 art. 9 / RGPD art. 6.1.a), revocable en cualquier momento desde «Preferencias de cookies», al pie del sitio. Detalle en la Política de cookies.
• Conversaciones del chat del sitio: los mensajes que el visitante escribe en el widget de chat, para responder su consulta. Base legal: medidas precontractuales a solicitud del interesado.

El sitio público no utiliza píxeles de seguimiento publicitario ni comparte datos de analítica con fines publicitarios: el uso publicitario está denegado en la configuración de Google Analytics.

3.2 Portal de cliente de Zoan Automation

• Datos de cuenta de usuario: nombre, correo corporativo, rol asignado dentro del tenant. La contraseña se almacena con un hash criptográfico salado; nunca se guarda en texto plano. Base legal: ejecución del contrato con el cliente que provisionó el tenant.
• Datos de sesión: para mantener al usuario autenticado, el portal emite un token de acceso de corta duración (que reside solo en la memoria del navegador) y un token de renovación que viaja en una cookie propia HttpOnly (nx_refresh), inaccesible desde JavaScript. El servidor valida y puede revocar la sesión en todo momento. El detalle se describe en la Política de cookies. Base legal: ejecución del contrato e interés legítimo en la seguridad del servicio.
• Datos operativos del producto: ejecuciones de procesos, logs, métricas de agentes y registros de auditoría. Cada tenant ve únicamente sus propios datos: el aislamiento se aplica a nivel de base de datos.
• Bóveda de credenciales del cliente: credenciales, tokens y secretos que los bots del cliente utilizan para acceder a sistemas externos. Se cifran en reposo con un algoritmo estándar de la industria. La llave de cifrado es gestionada por Zoan Software; no se comparte con terceros.
• Contenido que el cliente carga al portal: archivos de proceso (.zoan), paquetes de actividades, plantillas de email. Permanecen en almacenamiento aislado por tenant.

3.3 Extensión Zoan UI Discover (Chrome y Microsoft Edge)

Propósito único. Zoan UI Discover es una herramienta para desarrolladores cuya única función es llevar a la aplicación de escritorio Zoan Designer lo que ocurre en el navegador mientras el usuario diseña una automatización: capturar selectores — los identificadores técnicos que localizan un elemento dentro de una página web —, comprobar que un selector guardado sigue encontrando su elemento, grabar las acciones que el usuario realiza en la página para convertirlas en pasos del flujo y mostrar una vista previa de los datos que una extracción obtendría. La extensión no realiza ninguna otra actividad y no funciona sin Zoan Designer.

Funcionamiento exclusivamente local. La extensión opera íntegramente en el equipo del usuario y no requiere crear una cuenta ni iniciar sesión. Solo actúa cuando el usuario inicia una captura, una validación, una grabación o una vista previa desde Zoan Designer; fuera de esos momentos no lee el contenido de las páginas. Lo que obtiene se envía a la aplicación Zoan Designer instalada en la misma máquina mediante una conexión local de bucle de retorno (ws://localhost:9224). Esta comunicación nunca sale del dispositivo: no se transmite a servidores de Zoan Software ni a terceros, no se almacena en la nube y no se utiliza para perfilar al usuario.

La extensión no recopila, almacena ni transmite: credenciales ni contraseñas (los campos de contraseña se excluyen de la grabación), cookies de sesión, historial de navegación, ni el contenido de las páginas fuera de las capturas, grabaciones y vistas previas que el usuario inicia expresamente. Si durante una grabación el usuario escribe datos personales en un formulario, esos datos viajan únicamente al Designer del propio usuario y quedan en el archivo del proceso que él controla; recomendamos no grabar mientras se introducen datos sensibles.

Permisos solicitados y su justificación

Solicitamos el conjunto mínimo de permisos necesarios para cumplir el propósito único de la extensión:

Uso limitado de los datos

El uso que Zoan Software hace de la información obtenida a través de la extensión se ajusta a la política de Uso Limitado de Chrome Web Store y a las políticas equivalentes de Microsoft Edge Add-ons. En concreto:

• No vendemos ni alquilamos los datos a terceros.
• No transferimos los datos a terceros, salvo a la aplicación local Zoan Designer del propio usuario, que es el destino del propósito único de la extensión.
• No usamos los datos con fines de publicidad, marketing, medición de audiencias ni creación de perfiles.
• No permitimos que ninguna persona lea los datos: al no salir del equipo del usuario, no son accesibles para Zoan Software ni para terceros.
• Los datos se usan exclusivamente para la finalidad única descrita: generar selectores, validarlos, grabar acciones y previsualizar extracciones para el flujo de automatización que el usuario está diseñando.

Conservación y eliminación

La extensión no conserva de forma persistente los datos obtenidos ni los guarda en servidores: se transmiten a Zoan Designer y se descartan (como máximo, dos minutos en el buzón temporal de sesión si la conexión local se cae). Lo que el usuario decide guardar queda en el archivo del proceso, en su equipo o en el portal de su organización según lo publique. Desinstalar la extensión elimina cualquier dato local asociado a ella.

3.4 Plataforma Zoan Biomed360

Zoan Biomed360 es una plataforma para la gestión del mantenimiento de equipos biomédicos (inventario, hojas de vida, mantenimientos, calibraciones, cronogramas, tecnovigilancia y documentos) en clínicas, hospitales e instituciones prestadoras de servicios de salud.

• Roles. Respecto de la información que la institución cliente carga en la plataforma, la institución actúa como responsable del tratamiento y Zoan Software como encargado, conforme al contrato de servicio. Para los datos de las cuentas de usuario y de la relación comercial, Zoan Software actúa como responsable.
• Datos de cuenta y de usuarios: nombre, correo electrónico, cargo, sede y credenciales de acceso (la contraseña se guarda con un hash criptográfico). Base legal: ejecución del contrato con la institución.
• Datos de uso: registros de acceso y actividad dentro de la plataforma, con fines de seguridad y auditoría.
• Datos operativos de la institución: inventario de equipos, hojas de vida, registros de mantenimiento y calibración, firmas de las órdenes de trabajo y los documentos que el cliente cargue.
• Datos sensibles. Zoan Biomed360 se orienta a la gestión de equipos y su operación; no está diseñado para almacenar historias clínicas ni datos de salud de pacientes. Si la institución cliente llegara a incorporar datos sensibles, deberá contar con la autorización previa, expresa e informada de sus titulares y será la responsable de dicho tratamiento.
• Seguridad: aislamiento de la información por cliente, control de accesos por rol y por sede, registro de la actividad relevante y copias de seguridad periódicas.
• Conservación: mientras la cuenta esté activa y durante los plazos exigidos por la ley o el contrato. Al terminar el servicio se dispone la exportación y posterior supresión de los datos según lo pactado.

4. Finalidades y plazos de conservación

5. Destinatarios y proveedores

Algunos proveedores de tecnología tratan datos personales por cuenta de Zoan Software para hacer posible la prestación del servicio. Cuando trabajamos con encargados que tratan datos personales, suscribimos los acuerdos correspondientes (DPA u otros instrumentos análogos) cuando la normativa aplicable lo exija.

• Proveedor de infraestructura cloud / hosting — alojamiento de los portales y de las bases de datos del producto.
• Proveedor de CDN y protección de tráfico — entrega de contenido estático y protección frente a abuso. Puede registrar la dirección IP y cabeceras HTTP del visitante.
• Proveedor de correo transaccional — envío de correos del sistema (recuperación de contraseña, invitaciones, alertas) y entrega a nuestro equipo de los mensajes del formulario de contacto del sitio público.
• Google LLC (Google Analytics 4) — analítica del sitio público, solo para quienes la aceptan, con el uso publicitario denegado.
• Mosend — widget de chat del sitio público para atender las consultas de los visitantes.
• Procesador de pago — gestión de cobros del servicio, cuando se habilite el cobro por el portal. Los datos de tarjeta nunca pasan por servidores de Zoan: van directos al proveedor certificado PCI-DSS.

La lista nominativa actualizada de proveedores y subencargados se proporciona a los clientes empresariales que la soliciten por escrito a privacy@zoansoftware.com.

No vendemos, alquilamos ni cedemos datos personales a terceros con fines de marketing, publicidad o prospección comercial.

5.1 Transferencias internacionales de datos

Cuando un proveedor procese datos fuera de Colombia, la Unión Europea o Brasil, procuramos que la transferencia esté amparada por uno de los mecanismos previstos en la normativa aplicable — por ejemplo, decisión de adecuación del país receptor o cláusulas contractuales tipo. Si tienes preguntas específicas sobre la ubicación de un dato concreto, puedes escribirnos a privacy@zoansoftware.com.

6. Derechos de los titulares

Como titular de datos personales puedes ejercer los siguientes derechos en los términos de la normativa aplicable:

• Acceso — saber qué datos tuyos procesamos.
• Rectificación — corregir datos inexactos.
• Supresión / cancelación — pedir el borrado cuando ya no haya base que justifique el tratamiento.
• Limitación del tratamiento — pedir que suspendamos temporalmente el uso de los datos durante una controversia.
• Oposición — oponerte por motivos relacionados con tu situación particular al tratamiento basado en interés legítimo.
• Portabilidad — recibir tus datos en formato estructurado y de uso común.
• Revocación del consentimiento — en cualquier momento, sin que ello afecte la licitud del tratamiento previo.
• No ser objeto de decisiones únicamente automatizadas con efectos significativos sobre el titular.
• Reclamación ante la autoridad competente — Superintendencia de Industria y Comercio en Colombia, ANPD en Brasil, AEPD en España, o la autoridad equivalente en otra jurisdicción.

6.1 Cómo ejercer estos derechos

1. Envía una solicitud a privacy@zoansoftware.com desde el correo asociado a tu cuenta o desde un correo desde el que podamos verificar tu identidad por otro medio.
2. Indica claramente qué derecho ejerces y la información a la que se refiere la solicitud.
3. Resolvemos las solicitudes dentro de los plazos máximos establecidos por la normativa aplicable (quince días hábiles según la Ley 1581 de Colombia, un mes según el RGPD), salvo que la complejidad justifique una prórroga, en cuyo caso te informaremos del motivo.

7. Medidas de seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida o alteración. En particular:

• Cifrado en tránsito de las comunicaciones entre el navegador y los portales.
• Cifrado en reposo de la bóveda de credenciales con un algoritmo estándar de la industria. La gestión de claves la realiza Zoan Software.
• Aislamiento por tenant a nivel de base de datos, forzado por políticas que no se pueden eludir desde la aplicación.
• Hash de contraseñas con un algoritmo criptográfico moderno, factor de coste adecuado y sal aleatoria por usuario.
• Protección de la sesión: el token de renovación se transporta en una cookie HttpOnly (inaccesible desde JavaScript, fuera del alcance de ataques XSS) y el token de acceso es de corta duración y reside solo en memoria. Las sesiones inactivas se cierran automáticamente y pueden revocarse desde el servidor.
• Registros de auditoría de las acciones administrativas dentro del portal del cliente.

Si descubres un problema de seguridad, te agradecemos que nos lo comuniques de forma responsable escribiéndonos a privacy@zoansoftware.com antes de divulgarlo públicamente.

8. Notificación de incidentes

En caso de detectar una brecha de seguridad que comprometa datos personales y que represente un riesgo razonable para los derechos de los titulares, cumpliremos las obligaciones de notificación que correspondan según la normativa aplicable. En particular, bajo el RGPD el responsable está obligado a notificar a la autoridad de control sin dilación indebida y, cuando sea posible, en un plazo máximo de setenta y dos (72) horas desde que tenga conocimiento de la brecha.

9. Menores de edad

Nuestros productos están dirigidos a profesionales y organizaciones. No están diseñados para ser utilizados por menores de edad. Si tomamos conocimiento de que hemos recabado datos de un menor sin la autorización requerida por la normativa aplicable, los suprimiremos sin demora.

10. Inteligencia artificial

Algunas funcionalidades del producto pueden incorporar, en el futuro, asistencia basada en modelos de inteligencia artificial. Si esto sucede:

• No autorizaremos a proveedores externos a entrenar modelos con los datos de los clientes. Cualquier proveedor que participe deberá hacerlo bajo contrato que prohíba el uso de los datos para reentrenamiento.
• Documentaremos en la página del producto qué proveedores intervienen y bajo qué condiciones.

11. Cambios a esta política

Esta política puede actualizarse para reflejar cambios en el servicio, en los proveedores o en la normativa aplicable. Cuando haya cambios materiales:

• Actualizamos la fecha y la versión al inicio del documento.
• Notificamos a los clientes activos por los medios habituales de contacto con una antelación razonable, salvo que el cambio esté motivado por una obligación legal urgente.

12. Contacto

• Privacidad y derechos del titular: privacy@zoansoftware.com
• Soporte general: soporte@zoansoftware.com
• Contacto comercial: contacto@zoansoftware.com