En una clínica o IPS, la plata no entra cuando se presta el servicio: entra cuando la factura queda radicada ante la EPS con todos sus soportes y sin devoluciones. La radicación sigue siendo, en muchas instituciones, un trabajo manual: entrar al portal de cada pagador, cargar la factura, el RIPS y los soportes uno por uno, copiar el número de radicado en un Excel y repetir. Es exactamente el tipo de trabajo que un robot de software hace bien. Esta guía explica cómo se automatiza y qué conviene seguir revisando a mano.
Qué se radica hoy
Desde la Resolución 2275 de 2023 del Ministerio de Salud, el RIPS es el soporte de la factura electrónica de venta en salud. Antes de radicar, la factura pasa por la validación de la DIAN y el conjunto factura–RIPS por el Mecanismo Único de Validación del Ministerio, que entrega un Código Único de Validación (CUV). A eso se suman los soportes que pide cada servicio (autorizaciones, epicrisis, resultados, entre otros).
La Resolución 2284 de 2023 adoptó el Manual Único de Devoluciones, Glosas y Respuestas. Entre otras reglas, la EPS solo puede devolver una factura por las causales del manual, una única vez y dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la radicación, y el prestador tiene cinco (5) días hábiles para responder. Una de esas causales es radicar fuera del plazo de veintidós (22) días hábiles siguientes a la expedición de la factura.
Las fechas de entrada en vigencia de estas resoluciones se ajustaron varias veces en 2024 (por ejemplo, con las resoluciones 558, 627, 1884 y 1885 de 2024), así que verifique siempre la versión vigente con su pagador.
Dónde se pierde el tiempo (y la plata)
- Portales distintos por cada EPS, cada uno con su forma de cargar los archivos.
- Soportes incompletos que se descubren cuando la EPS devuelve la factura.
- Radicados copiados a mano en un Excel, con errores y sin la constancia guardada.
- Plazos que se vencen porque la radicación se acumula al final del mes.
Cómo se ve la radicación automatizada
El punto de partida es el mismo que ya usa su equipo: el listado de facturas por radicar (por ejemplo, un Excel de control) y la carpeta con los archivos de cada factura. El robot:
- Lee el listado de facturas pendientes y, para cada una, busca sus archivos: factura en PDF, RIPS en JSON y soportes.
- Revisa antes de radicar: que estén todos los archivos, que el RIPS tenga su CUV y que los soportes obligatorios estén completos. Si falta algo, la factura no se radica y queda marcada como pendiente, con el motivo.
- Entra al portal de la EPS con el usuario de la institución, guardado de forma cifrada, y carga la factura, el RIPS y los soportes, como lo haría una persona.
- Guarda la prueba: el número de radicado, la fecha y la constancia en PDF que entrega el portal.
- Actualiza el control: estado, número de radicado y observaciones de cada factura en el mismo Excel.
- Avisa a su equipo de lo que no se pudo radicar, como una tarea con la factura y el motivo, para que lo resuelva dentro del plazo.
Qué decide el robot y qué decide una persona
| Situación | Qué pasa |
|---|---|
| Factura con RIPS validado y soportes completos | El robot la radica y guarda radicado y constancia |
| Falta un soporte o la autorización | No se radica; queda pendiente con el motivo |
| El portal rechaza la carga | Se registra el mensaje del portal y pasa a una persona |
| La factura ya tiene radicado | No se radica dos veces |
| Devolución o glosa de la EPS | La responde su equipo; el robot puede reunir los soportes |
El robot no reemplaza el criterio de facturación ni de auditoría médica: hace el trabajo repetitivo de cargar, verificar y registrar, y deja a su equipo lo que necesita una decisión.
Qué necesita para empezar
- El listado de facturas por radicar en un formato estable (un Excel de control sirve).
- Una carpeta por factura con sus archivos, nombrados de forma consistente.
- Usuarios de los portales de las EPS para el robot.
- Un equipo Windows donde corra el robot; si quiere verlo trabajar, puede seguirlo en pantalla.
Empiece con la EPS que más facturas recibe y amplíe a las demás una vez el proceso corra estable.
Preguntas frecuentes
¿El robot valida el RIPS ante el Ministerio?
La validación la hace el Mecanismo Único de Validación del Ministerio. El robot verifica que cada factura tenga su CUV antes de radicarla y, si no lo tiene, la deja pendiente.
¿Sirve para varias EPS?
Sí. Cada portal se configura una vez y el robot sigue la misma lógica para todos: revisar, cargar, guardar la constancia y registrar.
¿Qué pasa si el portal de la EPS cambia?
El robot falla con un error claro en lugar de radicar mal, y el paso afectado se ajusta. Por eso conviene que cada radicación deje su constancia.
¿Se guarda la constancia de radicación?
Sí: el número de radicado, la fecha y el PDF de la constancia quedan asociados a cada factura.
Empiece hoy
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Fuentes y referencias
- Resolución 2275 de 2023 (Ministerio de Salud y Protección Social): RIPS como soporte de la factura electrónica de venta en salud y Mecanismo Único de Validación. Normograma de la Supersalud
- Resolución 2284 de 2023 (Ministerio de Salud y Protección Social): Manual Único de Devoluciones, Glosas y Respuestas. Normograma de la Supersalud
- Resoluciones 558, 627, 1884 y 1885 de 2024: ajustes a la transición y entrada en operación de las anteriores.
Este contenido tiene fines informativos. No constituye asesoría legal ni de facturación en salud, ni reemplaza el texto de las normas ni los acuerdos con cada pagador; verifique siempre la norma vigente. Zoan Automation es un producto de Zoan Software.