La conciliación bancaria es de esas tareas que nadie discute y todos aplazan: descargar los movimientos de cada cuenta, ponerlos al lado de lo registrado en la contabilidad, marcar lo que coincide y perseguir lo que no. Hecha a mano, se vuelve un cierre de mes largo y con poco margen para revisar lo importante. Esta guía explica cómo se automatiza, qué parte hace un robot y qué parte sigue siendo del equipo de tesorería o contabilidad.
Qué es conciliar, en concreto
Conciliar es comparar dos listas que deberían contar la misma historia: los movimientos del extracto bancario y los movimientos registrados en la contabilidad para esa cuenta. Las diferencias tienen explicación casi siempre: cheques que aún no se cobran, consignaciones en tránsito, comisiones y gravámenes que el banco descontó y nadie registró, pagos duplicados o errores de digitación. El trabajo está en encontrarlas.
Dónde se va el tiempo
- Descargar los movimientos de cada banco y cada cuenta, cada uno con su formato.
- Cruzar fila por fila contra la contabilidad, muchas veces en Excel.
- Partidas que no cruzan uno a uno: un pago que en el banco aparece agrupado y en la contabilidad separado, o al revés.
- Hacerlo solo al cierre, cuando ya pasó un mes y las diferencias son más difíciles de rastrear.
Cómo se ve la conciliación automatizada
- Obtiene los movimientos del banco: el robot descarga el extracto desde el portal empresarial o lo toma del archivo que su equipo ya descarga.
- Obtiene los movimientos contables de la cuenta, desde su software contable o desde un reporte en Excel.
- Cruza lo que coincide por valor, fecha y referencia (número de documento, NIT o descripción), con las tolerancias que su equipo defina.
- Clasifica lo que no cruza: comisiones y gravámenes del banco, partidas en tránsito, posibles duplicados y diferencias sin explicación.
- Entrega el resultado: un Excel con lo conciliado, lo pendiente y el saldo explicado, listo para revisar.
- Pasa a una persona las diferencias que requieren criterio, como una tarea con el detalle de cada una.
Si se ejecuta a diario o cada semana en lugar de solo al cierre, las diferencias se detectan cuando todavía es fácil explicarlas.
Qué decide el robot y qué decide una persona
| Situación | Qué pasa |
|---|---|
| Movimiento con el mismo valor, fecha y referencia en ambos lados | Se marca como conciliado |
| Comisión o gravamen bancario sin registrar | Se propone su registro para que una persona lo apruebe |
| Partida en tránsito (cheque sin cobrar, consignación del último día) | Queda como pendiente justificada |
| Varios movimientos de un lado que suman uno del otro | Se propone el cruce agrupado para revisión |
| Diferencia sin explicación | Tarea para una persona con el detalle |
Qué necesita para empezar
- Acceso a los movimientos de cada cuenta: el portal del banco o el archivo que ya descargan.
- El reporte de movimientos contables de esas cuentas.
- Las reglas de cruce que hoy aplica su equipo y las tolerancias aceptadas.
- Un equipo Windows donde corra el robot.
Algunos portales bancarios piden un token o una clave dinámica en cada ingreso. En esos casos, lo práctico es que una persona entre y el robot haga el resto en el mismo equipo, o que el robot tome el archivo que el banco envía o que su equipo descarga.
Preguntas frecuentes
¿El robot registra asientos en la contabilidad por su cuenta?
Puede hacerlo si usted lo decide, pero lo habitual es que proponga los ajustes (comisiones, gravámenes) y una persona los apruebe antes de registrarlos.
¿Sirve si tengo cuentas en varios bancos?
Sí. Cada banco se configura una vez y el cruce sigue las mismas reglas para todas las cuentas.
¿Qué pasa con los movimientos que no cruzan uno a uno?
El robot propone los cruces agrupados que encuentra y deja la decisión a su equipo.
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Este contenido tiene fines informativos. No constituye asesoría contable ni financiera; las reglas de conciliación y los registros contables son responsabilidad de su empresa. Zoan Automation es un producto de Zoan Software.