En casi todas las empresas hay alguien que pasa la mañana copiando datos de un lado a otro: los pedidos que un cliente manda en un Excel, las órdenes que llegan por correo, los proveedores nuevos que compras tiene en una planilla, las novedades que recursos humanos recoge en un archivo. Todo eso termina digitado, campo por campo, en el ERP. Es trabajo repetitivo, con reglas claras y con errores de digitación que después cuesta encontrar. Es justo el tipo de trabajo que un robot de software hace bien. Esta guía explica cómo se automatiza y qué sigue siendo trabajo de su equipo.
Qué se digita hoy, a mano
Los casos más comunes:
- Pedidos de clientes que llegan en un Excel o en el cuerpo de un correo.
- Órdenes de compra ya aprobadas, que hay que registrar en el ERP.
- Proveedores o clientes nuevos, con su NIT, su dirección y sus datos de pago.
- Novedades de nómina, de inventario o de precios que se recogen en una planilla.
Lo que tienen en común: los datos ya existen en un archivo, y alguien los vuelve a escribir en otra pantalla.
Por qué un robot y no una integración
No todos los ERP traen una forma lista de recibir datos desde otro sistema, sobre todo los de escritorio, y cuando la traen, activarla puede tener costo o tomar tiempo. Un robot trabaja con el ERP como lo haría una persona: abre la pantalla, escribe en cada campo, guarda y lee el número que el ERP le asigna. No hay que cambiar de ERP ni esperar a que el proveedor del software construya una integración.
Si su ERP tiene una API (una puerta para que otros sistemas le envíen datos), el robot puede registrar por ahí en lugar de usar la pantalla, con llamadas que se arman en el mismo robot. Suele ser más rápido y no depende de que la pantalla cambie.
Cómo se ve la digitación automatizada
- Llega el archivo. Su equipo lo deja en una carpeta compartida (de la red de la empresa, de OneDrive, SharePoint o Google Drive) o llega adjunto a un correo. El robot no arranca solo cuando llega el archivo: una programación horaria lo pone a revisar la carpeta o el buzón cada cierto tiempo (por ejemplo, cada 15 minutos), o una persona lo lanza cuando lo necesita.
- Lee y valida cada fila: que estén los campos obligatorios y que el NIT tenga el formato correcto. Lo que no cumple no se digita y vuelve con el motivo.
- Pone cada fila en una lista de pendientes (cola de trabajo). Así, una fila con error no detiene las demás, y lo que falla por un problema pasajero se reintenta solo.
- Registra cada fila en el ERP, campo por campo, y lee el número que el ERP le asigna. Si el cliente o el proveedor no existe en el ERP, no registra esa fila y la marca como excepción con el motivo.
- Devuelve el resultado: el archivo, o una copia, con una columna de estado por fila, registrada con su número o rechazada con el motivo, o un correo con el resumen.
- Le pasa a su equipo lo que necesita una persona, como una tarea con la fila y el motivo. Al resolverla, la fila puede volver a la cola para que el robot la registre.
Qué decide el robot y qué decide una persona
| Situación | Qué pasa |
|---|---|
| La fila tiene todos los datos y el tercero existe | El robot la registra y guarda el número del ERP |
| Falta un dato obligatorio o el formato no es válido | No se digita; vuelve con el motivo |
| El cliente o el proveedor no existe en el ERP | Esa fila no se registra: vuelve con el motivo o queda como tarea para su equipo, que lo crea o corrige el dato |
| La pantalla tarda o el ERP no responde | El robot espera a que la pantalla cargue. Si el ERP no responde, la fila se reintenta sola: 3 veces por defecto, o las que usted configure |
| El robot no encuentra un campo | No adivina: la fila queda fallida con un error que dice qué campo no encontró. Alguien ajusta ese paso en el Designer y publica la versión nueva |
El robot no decide si un pedido se acepta ni si un proveedor se aprueba: digita lo que ya está decidido y le muestra a su equipo lo que no cuadra.
Dónde corre el robot
- En un equipo Windows de su empresa, cuando el ERP es una aplicación de escritorio. El robot puede correr atendido, cuando una persona lo lanza en su propio equipo con su licencia de Robot atendido (mientras trabaja, usa la pantalla del equipo), o desatendido, en un equipo dedicado con una cuenta de Windows propia del robot, a cualquier hora y sin ocupar el equipo de nadie.
- En los robots en la nube de Zoan Cloud, según su plan y sin instalar nada, cuando el ERP es web y se abre desde internet (o tiene una API publicada en internet), y el archivo llega por correo o está en OneDrive, SharePoint o Google Drive. Si el ERP o la carpeta solo se alcanzan desde la red de la empresa, el robot corre en un equipo de la empresa.
Desde el portal de Zoan Cloud se ve cada ejecución, también las atendidas, con su registro. Ahí se programan las ejecuciones desatendidas, se detiene la que está en curso y se vuelve a lanzar con un clic la que falló; Zoan Cloud no la repite por su cuenta.
Qué necesita para empezar
- El archivo de entrada en un formato estable: las mismas columnas, con los mismos títulos. Sirve Excel (.xlsx o .xlsm) o CSV; si llega en el formato antiguo .xls, hay que guardarlo antes como .xlsx.
- Las reglas de validación: qué campos son obligatorios y qué se revisa antes de digitar.
- Un usuario del ERP para el robot, con los permisos justos para lo que va a registrar. Su contraseña se guarda cifrada en Zoan Cloud, no dentro del robot. Tenga en cuenta que algunos ERP cobran una licencia aparte por ese usuario.
- Si el ERP es de escritorio, un equipo Windows con Zoan Agent. Para que corra desatendido, una cuenta de Windows propia del robot, con permiso de escritorio remoto y una contraseña que no venza. Para que lo lance una persona, su licencia de Robot atendido.
Empiece con un solo tipo de registro, el que más tiempo consume hoy: sale antes, se mide y luego se amplía.
Preguntas frecuentes
¿Y si los datos llegan en PDF y no en Excel?
Si el PDF sale siempre del mismo sistema, el robot lee su texto directamente. Si el formato cambia de un remitente a otro, lo lee con inteligencia artificial (incluida según su plan, o con su propia cuenta del proveedor), y una persona confirma los datos en una estación de validación antes de digitarlos. Cuando la lectura se ha medido y es confiable, se puede dejar que los documentos sin dudas pasen solos.
¿Puede leer el correo de Outlook o de Gmail?
Sí. Lee buzones de Microsoft 365 y de Gmail o Google Workspace con una conexión autorizada en Zoan Cloud, sin guardar la contraseña en el robot, y otros buzones que permitan IMAP con usuario y contraseña. En un equipo Windows también puede usar el Outlook instalado. En todos los casos descarga los adjuntos. Lo arranca una programación horaria, no la llegada del correo.
¿Qué pasa si una fila tiene un error?
No detiene el resto. Esa fila vuelve con el motivo, o queda como tarea para su equipo, y las demás siguen.
¿Se puede registrar dos veces lo mismo?
Conviene diseñar el robot para que, antes de reintentar una fila, revise si ya quedó registrada en el ERP. Así un reintento no la duplica.
¿Hay que dejar un equipo prendido?
Si el ERP es de escritorio y el robot corre desatendido, sí: un equipo Windows prendido y conectado a internet, con Zoan Agent instalado como servicio. Si el ERP es web y se abre desde internet, o tiene una API publicada en internet, el robot puede correr en la nube de Zoan Cloud, según su plan.
¿Se puede ver qué hizo el robot?
Sí. Cada ejecución queda en el portal con su registro, y el archivo de resultado dice qué pasó con cada fila.
Empiece hoy
Sigue leyendo
- Lectura de facturas y documentos con IA: la IA lee, las reglas deciden
- Solicitudes de compra con aprobación: del formulario a la orden en el ERP
Este contenido tiene fines informativos. Los robots en la nube y la lectura de documentos con IA dependen del plan contratado. Zoan Automation es un producto de Zoan Software.