En muchas empresas, una solicitud de compra empieza con un formato en PDF o un correo, pasa por la bandeja de un jefe, espera la firma de la dirección, llega a compras y termina como una orden en el ERP. En el camino se pierde la pista: el área que pidió no sabe en qué va su solicitud, compras persigue aprobaciones por correo y alguien lleva un Excel de seguimiento que nunca está al día. Esta guía explica cómo llevar ese proceso de punta a punta con un flujo que une personas, reglas y un robot.
Dónde se pierde el tiempo
- Formatos que llegan incompletos, sin la referencia, la cantidad o la justificación, y que vuelven al área.
- Aprobaciones por correo, sin saber quién la tiene ni desde cuándo.
- Reglas que dependen de la memoria: cuándo firma la dirección, cuándo basta con el jefe.
- Digitar la orden en el ERP, copiando lo que ya estaba en la solicitud.
- Un Excel de seguimiento que alguien actualiza a mano y que nadie cree del todo.
- El área que pidió, preguntando cada semana por su solicitud.
Cómo se ve con un flujo
Con Zoan Flow (disponible según su plan), cada solicitud es un caso que recorre el mismo camino, con su historial completo.
- El área hace la solicitud en un formulario: qué necesita, la cantidad, el valor estimado, el tipo de compra, para qué y los adjuntos. El formulario no deja enviar si falta un dato obligatorio.
- El flujo decide quién aprueba, con una tabla de reglas que su empresa define: por ejemplo, el jefe del área siempre, y la dirección cuando el valor estimado pasa de cierto monto o cuando es una compra de activos, como computadores o maquinaria.
- Aprueban las personas que corresponde. A cada una le llega una tarea a su bandeja, con aviso por correo, para aprobar o rechazar con un comentario. Quien pide no puede aprobar su propia solicitud. Si su proceso lo necesita, el flujo también puede devolver la solicitud al área para que la corrija.
- Compras elige el proveedor: el valor, las condiciones y la cotización adjunta, en su propia tarea. Si el valor final supera el aprobado, la misma tabla de reglas puede pedir una nueva aprobación.
- Un robot crea la orden de compra en el ERP con los datos ya aprobados y devuelve al caso el número de la orden. El mismo robot puede enviarla al proveedor por correo, o puede hacerlo el ERP si ya lo hace.
- Almacén confirma la recepción en una tarea; si se quiere, un robot registra la entrada en el ERP, y el caso se cierra.
Quien pidió puede seguir su solicitud: en Mis solicitudes ve la etapa de cada una y desde cuándo está ahí. El flujo puede avisarle cuando llega a una etapa, cuando la rechazan y cuando termina.
Qué decide el flujo y qué decide una persona
| Situación | Qué pasa |
|---|---|
| Falta un dato obligatorio en la solicitud | El formulario no deja enviarla |
| Quién debe aprobar | Lo decide la tabla de reglas, según el valor y el tipo de compra |
| Aprobar o rechazar | Lo decide cada aprobador, con su comentario |
| Proveedor, valor y condiciones | Los decide compras |
| Digitar la orden en el ERP | La hace el robot, con los datos aprobados |
| El robot no puede crear la orden | El caso queda detenido en ese paso con el motivo, sin perder lo aprobado. Quien opera el flujo lo corrige y lo reintenta; si el robot alcanzó a crear la orden, Zoan Cloud avisa antes de repetir para no duplicarla |
Por qué un robot y no una integración
Muchos ERP no traen una conexión lista para recibir órdenes de compra desde otro sistema. El robot trabaja con el ERP como lo haría una persona, así que no hace falta cambiar de ERP ni esperar a que el proveedor del software construya una integración. El robot se prepara para no crear dos veces la misma orden si un paso se repite.
Si su ERP tiene una API, en lugar del robot el flujo puede usar un paso de integración que la llame; la API se conecta una vez en Zoan Cloud.
Cuando el ERP es una aplicación de escritorio, el robot corre en un equipo Windows de su empresa.
Qué necesita para empezar
- Un plan que incluya Zoan Flow y formularios, y una cuenta en Zoan Cloud para cada persona que pide, aprueba o recibe.
- Los datos que hoy pide el formato de solicitud, para convertirlos en el formulario.
- Las reglas de aprobación: quién aprueba qué, y a partir de qué monto.
- Las áreas como grupos, cada una con su jefe como responsable, para que cada solicitud le llegue al jefe de quien la pidió; y los roles de dirección, compras y almacén.
- Acceso al ERP para el robot, con un usuario propio, y un equipo Windows donde corra si el ERP es de escritorio.
Empiece con un área y un tipo de compra, por ejemplo los repuestos de mantenimiento, y amplíe cuando el flujo esté estable.
Preguntas frecuentes
¿Hay que reemplazar el ERP?
No. El ERP sigue siendo donde vive la orden de compra; el flujo lleva la solicitud hasta ahí y el robot hace la digitación.
¿Qué pasa con el Excel de seguimiento?
Ya no hace falta actualizarlo a mano para saber en qué va cada solicitud. Cada caso tiene su historial: quién pidió, quién aprobó y cuándo, el comentario de cada decisión y el número de la orden. El área ve sus solicitudes en Mis solicitudes, y quien administra el proceso ve todos los casos en el monitor de flujos. Los casos terminados se archivan según la retención que su empresa defina.
¿Y si una aprobación se demora?
Cada tarea tiene un plazo. A mitad de plazo llega un recordatorio y, si se vence, la tarea puede escalarse a otra persona. Quien sale de vacaciones deja un suplente. La bandeja marca las que están fuera de plazo y las métricas muestran dónde se represan las aprobaciones.
¿Puede leer la cotización con IA?
Sí, según su plan. Si la cotización llega con la solicitud, un robot puede leerla con el procesamiento de documentos con IA y dejar el proveedor, el valor y las condiciones listos en la tarea de compras, para que solo los revise y confirme.
¿Sirve para otros procesos parecidos?
Sí. El mismo patrón de pedir, aprobar, ejecutar y confirmar sirve para reembolsos de gastos, permisos, solicitudes de mantenimiento o anticipos.
Empiece hoy
Sigue leyendo
- Causación automática de facturas de proveedores: cómo funciona, paso a paso
- Licitaciones en SECOP II: cómo recibir cada día las oportunidades de su sector
Este contenido tiene fines informativos. Zoan Flow, los formularios y la IA dependen del plan contratado. Zoan Automation es un producto de Zoan Software.