Para una empresa que le vende al Estado, encontrar a tiempo el proceso de contratación correcto es la mitad del trabajo. En SECOP II se publican miles de procesos cada día hábil, de entidades de todo el país, y revisarlos a mano para encontrar los que le sirven toma tiempo que debería ir a preparar ofertas. Esta guía explica cómo automatizar esa búsqueda con los datos abiertos de Colombia Compra Eficiente y la inteligencia artificial, y qué decisión sigue siendo de su equipo comercial.
Lo que ya ofrece SECOP II
Antes de automatizar, conviene aprovechar lo que ya existe. Un proveedor registrado en SECOP II puede configurar áreas de interés por códigos UNSPSC (el clasificador de bienes y servicios) y recibir por correo las oportunidades publicadas con esos códigos, las invitaciones directas que le hagan las entidades y los avisos de los procesos que sigue.
Esas alertas son la base, y conviene mantenerlas activas. Pero tienen límites:
- Los códigos pueden ser amplios, y una entidad puede clasificar su proceso con un código que usted no esperaba.
- No filtran por lo que importa al negocio: el valor, el departamento, la modalidad o las palabras que de verdad describen lo que usted vende.
- No ayudan a decidir. Llega la lista, pero alguien tiene que abrir cada proceso para saber si vale la pena.
Por qué con datos abiertos y no con el portal
La búsqueda pública de procesos en el portal de SECOP II pide un captcha antes de mostrar resultados, y un robot no debe resolver captchas. Pero la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente publica los datos principales de cada proceso como datos abiertos en datos.gov.co, en el conjunto SECOP II – Procesos de Contratación, que se consulta sin captcha.
Ese conjunto trae, para cada proceso, la entidad y su departamento, el nombre y la descripción del procedimiento, el código UNSPSC principal, la fase y el estado, la fecha de publicación, la fecha de cierre para recibir ofertas (sin la hora), el precio base, la modalidad de contratación y el enlace al proceso en SECOP II.
Lo que no trae: los pliegos y demás documentos, las adendas, el cronograma completo ni la hora de cierre. Eso se consulta siempre en SECOP II. Tampoco incluye SECOP I ni la Tienda Virtual del Estado.
Cómo se ve la búsqueda automatizada
- Cada mañana, un disparador programado arranca el proceso.
- Consulta los datos abiertos de SECOP II de los últimos días (por ejemplo, tres), porque las fechas vienen sin hora y el día más reciente puede llegar incompleto.
- Descarta lo que ya revisó, con un registro propio de los procesos vistos.
- Filtra por las palabras clave de su negocio en el nombre y la descripción, y por el valor, el departamento de la entidad y la modalidad. Por defecto conviene excluir la contratación directa, que no recibe ofertas. Los procesos sin departamento o sin valor publicado no se descartan: van a revisión.
- Resume cada proceso con IA, según su plan: qué se pide, cuánto vale, la fecha de cierre que trae el conjunto y una primera lectura del encaje con el perfil de su empresa, a partir de la descripción publicada. Los requisitos habilitantes están en el pliego.
- Entrega las oportunidades: un correo con las del día y una tarea para la persona responsable por cada proceso que pase un puntaje mínimo, con el resumen y el enlace. El resto queda solo en el correo, para no llenar la bandeja.
- La persona decide en la tarea si participar o descartar, con el motivo. Ese registro le sirve a usted para revisar y ajustar los filtros con el tiempo.
Con Zoan Flow (disponible según su plan), la decisión de participar puede seguir su camino: la tarea pasa a quien arma la oferta, con el resumen, el enlace al proceso y la fecha de cierre publicada.
Qué decide el proceso y qué decide una persona
| Situación | Qué pasa |
|---|---|
| El proceso no tiene sus palabras clave, o está fuera del valor, el departamento o la modalidad | Se descarta sin molestar a nadie |
| El proceso no tiene departamento o valor publicado | No se descarta: va a revisión |
| El proceso ya se había revisado | No se repite |
| El proceso pasa los filtros | Resumen con IA y correo del día; tarea para el responsable si pasa el puntaje mínimo |
| La IA no tiene suficiente información para evaluarlo | Va igual a la persona, marcado para revisión completa |
| Participar o no | Lo decide su equipo, con el proceso y el pliego abiertos en SECOP II |
La IA resume y ordena; no decide por usted ni reemplaza la lectura del pliego.
Qué necesita para empezar
- Las palabras clave que describen lo que vende, y las que quiere excluir.
- Los rangos de valor, los departamentos y las modalidades que le interesan.
- Un párrafo con el perfil de su empresa, para la primera lectura de la IA.
- Un usuario en Zoan Cloud para cada persona que recibe las tareas.
Como la consulta usa datos abiertos y no necesita una pantalla, el proceso puede correr, según su plan, en los robots en la nube de Zoan Cloud.
Empiece con una semana de prueba, compare lo que encuentra el proceso con lo que encontraba su equipo y ajuste las palabras clave antes de confiar en él.
Preguntas frecuentes
¿Los datos abiertos están al día?
El conjunto se actualiza a diario, según su ficha, y en la práctica trae los procesos con aproximadamente un día de rezago. Para la mayoría de las modalidades es suficiente. En mínima cuantía, donde el plazo para ofertar es de pocos días hábiles, mantenga activas las alertas de SECOP II. Para los plazos de un proceso concreto, la referencia es siempre SECOP II.
¿Puedo abrir el proceso desde el aviso?
Sí. Cada oportunidad trae el enlace al proceso en SECOP II. Al abrirlo, el portal puede pedir el captcha: eso lo resuelve la persona, no el robot.
¿Reemplaza las alertas de SECOP II?
No. Úselas juntas: las alertas por códigos UNSPSC llegan antes y avisan de cambios en los procesos que sigue; el proceso automatizado agrega palabras clave, filtros de negocio y un resumen para decidir más rápido.
¿Sirve para hacer seguimiento a los procesos en los que ya participo?
Para eso, lo primero son las notificaciones de SECOP II, que avisan de las nuevas publicaciones y los mensajes de los procesos que sigue. Los datos abiertos sirven de respaldo: el estado de cada proceso se actualiza, así que el robot puede avisar cuando pasa a evaluación, se adjudica o se cancela. Las adendas y los documentos nuevos no aparecen en estos datos.
¿Puedo compartir los resúmenes fuera de mi empresa?
Los datos se publican con la licencia Creative Commons de atribución y compartir igual (CC BY-SA 4.0). Si comparte la información, cite la fuente: Colombia Compra Eficiente, datos.gov.co.
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Fuentes y referencias
- Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente: conjunto de datos SECOP II – Procesos de Contratación, en el portal de datos abiertos del Estado colombiano. datos.gov.co
- Colombia Compra Eficiente: suscripción a notificaciones en la configuración de la cuenta del proveedor en SECOP II. Guía oficial
Este contenido tiene fines informativos. No reemplaza la lectura de los pliegos ni de los documentos de cada proceso en SECOP II. Los pasos de IA y los robots en la nube dependen del plan contratado. Zoan Automation es un producto de Zoan Software.