Novedades de nómina y afiliaciones: el robot digita, su equipo decide

Cada mes llegan al área de nómina novedades de todas partes: el Excel de horas extra de cada jefe, las incapacidades por correo, las vacaciones aprobadas, los ingresos y los retiros. En diciembre llegan más, porque se juntan la prima, las vacaciones colectivas y los contratos que terminan. Alguien digita cada novedad en el software de nómina y, cuando entra una persona nueva, hace sus trámites en los portales de la ARL, la caja de compensación, la EPS y el fondo de pensiones. Un robot de software puede hacer esa digitación y ese recorrido por los portales. Lo que no hace es liquidar la nómina ni decidir qué se paga. Esta guía explica cómo se reparte el trabajo.

La idea: el robot digita, el software liquida, su equipo decide

• El robot recoge las novedades, revisa que estén completas, las registra en el software de nómina y hace los trámites en los portales.
• Su software de nómina liquida: calcula horas extra y recargos, incapacidades, prima y aportes con las reglas que tiene configuradas.
• Su equipo de nómina, o su asesor, decide lo que necesita criterio: qué hacer con una novedad que no cuadra, cómo aplicar un cambio en la ley, qué responder a un caso que no se había visto. Y revisa la prenómina antes de pagar.

Qué novedades se digitan hoy a mano

• Horas extra y recargos nocturnos, dominicales y festivos.
• Incapacidades y licencias: de maternidad, de paternidad, de luto, no remuneradas.
• Vacaciones y ausencias.
• Comisiones, bonificaciones y auxilios.
• Descuentos que el trabajador autorizó, como libranzas o aportes al fondo de empleados.
• Ingresos, retiros y cambios de salario o de cargo.

Cómo se ven las novedades automatizadas

1. Llegan las novedades. Cada jefe deja su Excel en una carpeta compartida o lo manda por correo, con las mismas columnas para todos. Si su plan incluye los formularios de Zoan Flow, cada jefe puede reportarlas en un formulario con su cuenta de Zoan Cloud, y el formulario no deja enviar si falta un dato obligatorio. Una programación horaria pone al robot a revisar la carpeta o el buzón, por ejemplo cada mañana, o alguien de nómina lo lanza en la fecha de corte.
2. Revisa cada novedad con las reglas de su empresa: que la cédula sea de un empleado activo, que las fechas caigan en el periodo, que el concepto exista en el software, que las horas no pasen el tope que ustedes definan y que la misma novedad no llegue dos veces. Lo que no cumple no se digita y vuelve al jefe con el motivo.
3. Pone cada novedad en una cola de trabajo, para que una con error no detenga las demás y lo que falla por un problema pasajero se reintente solo.
4. La registra en el software de nómina, campo por campo, como lo haría una persona. Si el software tiene una API (una puerta para que otros programas le envíen datos), el robot puede registrar por ahí.
5. Entrega el resultado: el archivo con una columna de estado por fila y un resumen por área, para que nómina revise la prenómina con todo a la vista.
6. Le pasa a nómina lo que necesita criterio, como una tarea con la novedad, el motivo y el archivo adjunto: por ejemplo, una incapacidad que se cruza con unas vacaciones o unas horas extra muy por encima de lo normal.

Las incapacidades: la IA lee, nómina confirma

Las incapacidades llegan como PDF o como foto del certificado, y cada EPS usa su propio formato. Con Zoan Extract, la lectura de documentos con inteligencia artificial (según su plan), el robot saca los datos que nómina necesita: el número, la fecha de inicio, los días, si es prórroga de una anterior y si el origen es común o laboral. Una persona los confirma en la estación de validación, con el certificado al lado, antes de que se registren. Qué días paga la empresa y cuáles la EPS o la ARL lo calcula su software de nómina, no la IA.

Para pagar una incapacidad no hace falta el diagnóstico, así que lo recomendable es no incluirlo entre los datos que se sacan. Cómo se cuidan los datos personales en la lectura está en la guía de Zoan Extract.

Cómo se ven las afiliaciones automatizadas

Cuando entra una persona, hay que afiliarla a la ARL y a la caja de compensación de la empresa, y reportar su ingreso a la EPS y al fondo de pensiones que ella eligió (si es su primer empleo, también se afilia a la EPS y al fondo). Son varios trámites con los mismos datos, cada uno en un portal distinto. Con un robot:

1. Arranca con el ingreso confirmado: una programación horaria lo pone a revisar el Excel de ingresos, por ejemplo cada mañana, o, si su plan incluye Zoan Flow, arranca cuando la contratación se aprueba en el flujo.
2. Afilia primero a la ARL. La cobertura empieza el día calendario siguiente a la afiliación (Decreto 1295 de 1994, art. 4), así que debe quedar hecha a más tardar el día anterior al primer día de trabajo. Si el robot no puede hacerla, avisa de inmediato a nómina.
3. Hace los demás trámites en el portal de cada entidad o en el Sistema de Afiliación Transaccional (SAT) del Ministerio de Salud, donde el empleador registrado reporta el ingreso a la EPS y a la ARL. La EPS y el fondo de pensiones los elige el trabajador: el robot usa los que él indicó.
4. Descarga las constancias y las guarda en la carpeta del empleado.
5. Deja un resumen a nómina: qué quedó afiliado, con su constancia, y qué no, con el motivo.

Con los retiros, el robot hace en los portales los trámites que su equipo hace hoy, descarga los certificados que se necesitan y deja una tarea a las personas o los roles que deben quitar accesos y recoger equipos. La novedad de ingreso o de retiro en la planilla de aportes (PILA) la sigue marcando su software de nómina o su equipo al liquidar la planilla.

Algunos portales piden un captcha o una clave que llega al celular en cada ingreso. El robot no los resuelve: una persona hace ese paso y el robot sigue en el mismo equipo. Y antes de automatizar un portal, revise sus condiciones de uso.

Qué decide el robot y qué decide una persona

El robot no decide qué se paga ni a quién: aplica las reglas que su equipo escribió y le pasa a nómina lo que no cuadra.

En diciembre

La prima de servicios se paga a más tardar el 20 de diciembre (art. 306 del Código Sustantivo del Trabajo), y en el mismo mes llegan las vacaciones colectivas y los retiros de los contratos que terminan. Es cuando más novedades llegan y menos tiempo hay. El robot no calcula la prima, eso lo hace su software, pero le quita a su equipo la digitación de las novedades del mes para que el tiempo se vaya en revisar la prenómina.

Dónde corre el robot

• En un equipo Windows de su empresa, cuando el software de nómina es una aplicación de escritorio, o cuando un portal pide captcha o clave al celular y una persona hace ese paso. Puede correr atendido, lanzado por una persona en su equipo con su licencia de Robot atendido, o desatendido, en un equipo dedicado con una cuenta de Windows propia del robot.
• En los robots en la nube de Zoan Cloud, según su plan y sin instalar nada, cuando el software de nómina es web y se abre desde internet, igual que los portales que no piden captcha ni clave al celular, y los archivos llegan por correo o están en OneDrive, SharePoint o Google Drive. Si el software o la carpeta solo se alcanzan desde la red de la empresa, el robot corre en un equipo de la empresa.

Los datos de sus empleados

Cédulas, salarios e incapacidades son datos personales, y los de salud son datos sensibles. Por eso:

• Las contraseñas del software de nómina y de los portales se guardan cifradas en Zoan Cloud, no dentro del robot.
• Con las carpetas y los roles del portal se limita quién ve los robots de nómina y sus ejecuciones.
• Conviene que el robot no escriba salarios ni diagnósticos en el registro de sus ejecuciones.

Qué necesita para empezar

• Un formato único de novedades: las mismas columnas, los mismos códigos de concepto y la misma fecha de corte para todos los jefes.
• Las reglas de revisión: qué campos son obligatorios, qué topes se aceptan y qué casos van siempre a nómina.
• Un usuario del software de nómina para el robot, con permiso solo para lo que va a registrar. Algunos programas cobran una licencia aparte por ese usuario.
• Los usuarios de la empresa en los portales de la ARL, la caja de compensación, las EPS y los fondos, o en el SAT.
• Si el software de nómina es de escritorio, un equipo Windows con Zoan Agent.

Empiece con un solo tipo de novedad, la de más volumen (suelen ser las horas extra), y con una sola entidad para las afiliaciones. Cuando funcione, amplíe.

Preguntas frecuentes

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Este contenido tiene fines informativos. No constituye asesoría laboral ni de seguridad social: la liquidación de la nómina, los aportes y las afiliaciones son responsabilidad de su empresa. Los robots en la nube, Zoan Flow, los formularios y Zoan Extract dependen del plan contratado. Zoan Automation es un producto de Zoan Software.