Indicadores de mantenimiento de equipos biomédicos: cuáles medir y cómo calcularlos

La gerencia pregunta «¿cumplimos el plan de mantenimiento?», y el auditor, en la visita, pregunta lo mismo con otras palabras. Los indicadores responden esas preguntas con cifras, pero solo si cada uno tiene una fórmula clara y los datos de donde sale son confiables. Esta guía reúne los indicadores que más sirven en la gestión del mantenimiento de equipos biomédicos, cómo se calculan, cómo leerlos y cómo fijar sus metas.

Antes de empezar: qué hace confiable un indicador

La guía de la OMS advierte que la mayoría de los indicadores de mantenimiento no tienen un estándar de comparación. Lo que recomienda es medirlos a lo largo del tiempo, investigar las tendencias importantes y buscar oportunidades de mejora. También reconoce que, sin un sistema de gestión del mantenimiento, varios de ellos son muy difíciles de calcular.

Por eso, antes que la cifra, importa la ficha de cada indicador:

• La fórmula exacta: qué cuenta en el numerador y qué en el denominador, y qué se excluye.
• El periodo: mensual, trimestral o anual.
• La fuente de los datos: el cronograma, las órdenes de servicio, el reporte de fallas.
• El responsable de calcularlo y de analizarlo.
• La meta, aprobada por la institución.

Indicadores de cumplimiento

Cumplimiento del plan de mantenimiento preventivo. Es el indicador central.

La OMS propone como buena meta más del 90 %, y una meta más alta, por ejemplo más del 95 %, para los equipos de mayor prioridad. Sugiere además calcularlo por grupo de prioridad (por ejemplo, según la clasificación por riesgo y lo crítico que es el equipo para el servicio), empezando por el más crítico. La OMS lo mide sobre lo completado al cierre del periodo; contar solo lo ejecutado a tiempo es más exigente.

Cumplimiento de calibraciones. La misma fórmula, aplicada a las calibraciones programadas. Cuenta como ejecutada la calibración con su certificado; las que salen fuera de tolerancia se siguen aparte.

Trabajo pendiente. Las actividades programadas de periodos ya cerrados que siguen sin ejecutarse, y las fallas que siguen abiertas al cierre del periodo. Conviene mostrarlas por separado: sumarlas en una sola cifra mezcla dos cosas distintas. Entre las medidas del mantenimiento correctivo, la OMS menciona las órdenes de trabajo atrasadas: las que llevan más de 30 días sin completarse.

Equipos no localizados. La proporción de equipos programados para el periodo que no se encontraron antes de que terminara. Según la OMS, mide sobre todo la exactitud del inventario, y qué tan bien se comunican los servicios clínicos con el área de mantenimiento cuando un equipo se traslada, se presta o se guarda.

Indicadores de respuesta a las fallas

La OMS distingue dos tiempos:

• Tiempo de respuesta: desde la solicitud de servicio hasta el inicio de la reparación.
• Tiempo de reparación: desde el inicio hasta el final de la reparación.

El promedio del tiempo de reparación en un periodo se conoce como tiempo medio de reparación (MTTR, por sus siglas en inglés); la guía de la OMS no usa esa sigla. Conviene definir por escrito qué tramo mide, porque no todas las instituciones lo calculan igual. Algunas lo miden desde el reporte de la falla hasta el cierre, y así incluyen también el tiempo de respuesta. Otras descuentan el tiempo de espera de repuestos o de un proveedor, para medir el trabajo del equipo técnico y no la espera.

Indicadores de confiabilidad

Cuente solo las fallas técnicas confirmadas. Los reportes que resultan ser errores de uso van aparte: si son muchos, toca reforzar la capacitación del personal.

Tiempo medio entre fallas (MTBF). El tiempo promedio que pasa entre una falla y la siguiente. Una forma común de calcularlo:

Se calcula por equipo, o por modelo sumando las horas y las fallas de todas sus unidades: un MTBF de todo el parque mezcla un ventilador con un tensiómetro y no dice nada. Si el equipo tiene horómetro, use las horas de uso real y dígalo en la ficha. Un equipo sin fallas en el periodo se informa como «sin fallas», no como cero.

Fallas repetidas. El número de fallas de un mismo equipo dentro de un periodo definido. Un equipo con fallas repetidas pide revisar su uso, su mantenimiento o su reposición.

Tiempo fuera de servicio y disponibilidad. La OMS propone medir el porcentaje del tiempo en que un equipo está fuera de servicio. Su complemento es la disponibilidad:

Defina en la ficha sobre qué tiempo se calcula (las 24 horas o el horario del servicio) y si el tiempo del preventivo cuenta como fuera de servicio. Para la gerencia, muéstrela por equipo crítico o por servicio: un promedio de todo el parque esconde el equipo que más falta hace.

Problemas encontrados en el preventivo. El porcentaje de preventivos en los que se encontró un problema que afectaba el funcionamiento o la seguridad del equipo, sin contar los problemas estéticos. Según la OMS, mide la confiabilidad general de los equipos y la efectividad del programa: si los equipos están bien mantenidos, el porcentaje será bajo. Si es alto porque aparecen problemas que el usuario debió haber reportado, también dice qué tan bien reporta el personal clínico. Un porcentaje casi en cero, mes tras mes, también puede indicar inspecciones superficiales.

Indicadores de carga de trabajo

Proporción de correctivos.

Cuente una orden por equipo, para que la cifra no dependa de cómo se agrupan las órdenes. Si la proporción crece mientras el cumplimiento se mantiene alto, puede ser que los preventivos no estén evitando las fallas. Antes de concluir, revise si ese periodo tenía menos preventivos programados o si creció el parque.

Productividad del preventivo. La OMS la define como el tiempo real que toma un preventivo, sin contar la preparación, dividido entre el tiempo esperado, que al principio se toma del manual del fabricante y luego de la experiencia propia. Un valor mayor que 1 indica que tomó más de lo esperado. Sirve para ajustar la carga de cada técnico.

Las reglas que evitan cifras engañosas

• Defina «a tiempo». Por ejemplo, ejecutado a más tardar el último día del mes en que estaba programado. En equipos críticos o de frecuencia corta, revise también que el tiempo real entre dos preventivos no supere el que recomienda el fabricante.
• Un periodo sin nada programado no es 0 %. Es «no aplica»; si se muestra como 0 %, baja el promedio sin razón.
• Sume numeradores y denominadores; no promedie porcentajes. Para el año, sume todo lo ejecutado a tiempo y divídalo entre todo lo programado: un mes con 2 actividades no pesa lo mismo que uno con 200.
• Marque el periodo en curso como parcial. No se compara un mes a medias con uno cerrado.
• No saque del indicador lo que estorba. Un equipo fuera de servicio sigue en el programa. Si su preventivo no se pudo hacer en el mes, ese mes cuenta como no ejecutado a tiempo, con su justificación, y el preventivo se hace apenas el equipo vuelva al servicio. Solo dejan de contar las actividades canceladas con un motivo válido y registrado, como las posteriores a la baja del equipo.
• Separe la espera de la reparación. Si el repuesto tarda tres semanas, el indicador debe poder mostrarlo aparte.

Cómo fijar las metas

La Resolución 3100 no fija metas. Cada institución las define y las deja aprobadas por escrito, por ejemplo en su tablero de indicadores o en su programa de auditoría para el mejoramiento de la calidad (PAMEC). Como punto de partida, la OMS sugiere más del 90 % de cumplimiento del plan, y más para los equipos de mayor prioridad. Para los demás indicadores, lo sensato es medir varios periodos, conocer la propia línea base y fijar metas de mejora sobre ella.

Cómo leerlos juntos

Un indicador, por sí solo, dice poco; juntos cuentan qué está pasando:

• Cumplimiento alto y correctivos en aumento: los preventivos se registran, pero quizá el protocolo es superficial, la frecuencia no basta o los equipos están envejeciendo. Antes de concluir, revise la evidencia de algunos preventivos. Si ajusta la frecuencia, no baje de la que recomienda el fabricante (Resolución 3100, criterio 2.1).
• Tiempo hasta el cierre alto, explicado sobre todo por la espera de repuestos: el cuello de botella suele estar en la compra, en el contrato con el proveedor o en la falta de repuestos críticos en bodega. Si el repuesto ya no se consigue, el equipo es candidato al plan de reposición.
• Muchos equipos no localizados: el inventario no está al día, o los traslados no se reportan.
• Fallas repetidas en el mismo modelo: conviene revisarlas con el fabricante o el proveedor y considerar el modelo en el plan de reposición. Si alguna falla causó o pudo causar daño a un paciente o a un operador, se reporta a tecnovigilancia en ese momento, sin esperar a que se repita.

Los errores que más se encuentran

1. Indicadores sin ficha. El informe dice 95 %, pero nadie sabe qué se contó ni de qué periodo.
2. Promediar porcentajes mensuales para sacar el anual.
3. Contar como cumplido lo atrasado. Un preventivo de marzo hecho en mayo sube la cifra de mayo y esconde el atraso de marzo.
4. Sacar del cálculo los equipos que estorban.
5. Mezclar la espera de repuestos con el tiempo de reparación.
6. Medir sin analizar. Las cifras se presentan cada mes, pero nadie revisa las tendencias ni decide acciones.

Checklist para revisar sus indicadores

• Cada indicador tiene su ficha: fórmula, periodo, fuente, responsable y meta.
• El cumplimiento del plan cuenta lo ejecutado a tiempo sobre lo programado.
• El cumplimiento se puede ver por grupo de prioridad o por servicio.
• El trabajo pendiente y las órdenes atrasadas se revisan al cierre de cada periodo.
• Los tiempos de respuesta y de reparación están definidos por escrito, y la espera de repuestos se ve aparte.
• Las fallas repetidas por equipo y por modelo se revisan.
• Los totales suman numeradores y denominadores, y el periodo en curso se marca como parcial.
• Las metas están aprobadas por escrito.
• Hay un análisis periódico de tendencias, con acciones y responsables.

Cómo ayuda Zoan Biomed360

Zoan Biomed360 tiene una página de Indicadores que calcula las cifras a partir del cronograma, las órdenes y las fallas que ya se registran en la operación diaria:

• Cumplimiento mensual del plan, por área (biomédica, planta física y las demás que maneje) y por sistema de planta física, y cumplimiento de calibraciones, con la regla de «a tiempo» al último día del mes programado.
• Trabajo pendiente al cierre de cada mes: actividades vencidas y fallas abiertas.
• Tiempo medio de reparación, medido desde el reporte de la falla hasta su cierre (incluye el tiempo de respuesta) y descontando las pausas, como la espera de un repuesto; tiempo medio entre fallas; equipos operativos (los que están en servicio hoy frente al inventario vigente), y proporción de correctivos. El tiempo medio de reparación y el tiempo medio entre fallas son reportes avanzados, incluidos desde el plan Profesional.
• La fórmula de cada indicador a la vista en la pantalla y en el PDF, para que lo que se ve y lo que se entrega al auditor digan lo mismo.
• Metas configurables por su organización, y por área si se necesita, para el cumplimiento del plan, las calibraciones y los equipos operativos, con colores de estado. Las tarjetas de cumplimiento, calibraciones, pendiente, equipos operativos y correctivos traen un enlace a la lista exacta de actividades, fallas, equipos u órdenes que explica la cifra.
• Exportación en PDF y Excel, con el alcance del informe y las metas aplicadas.

Un mes sin nada programado aparece como «—», los totales suman numeradores y denominadores, y el mes en curso se marca como parcial.

Preguntas frecuentes

Sigue leyendo

• Programa de mantenimiento preventivo de equipos biomédicos: cómo armarlo
• Calibración y mantenimiento de equipos biomédicos: en qué se diferencian y qué pide la norma

Fuentes y referencias

• Organización Mundial de la Salud: Medical equipment maintenance programme overview (Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos, 2011), sección 5.4, seguimiento del desempeño: cumplimiento del preventivo, equipos no localizados, problemas encontrados en el preventivo, productividad, tiempo medio entre fallas, fallas repetidas, tiempos de respuesta y de reparación, tiempo fuera de servicio y órdenes atrasadas. Publicación oficial
• Resolución 3100 de 2019 (Ministerio de Salud y Protección Social): estándar de dotación (numeral 11.1.3), criterios 2.1 y 2.2. Texto compilado (INVIMA)

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