Programa de mantenimiento preventivo de equipos biomédicos: cómo armarlo

Casi toda institución de salud tiene un cronograma de mantenimiento: una tabla con los equipos y los meses en que les toca el preventivo. Lo que no siempre tiene es un programa. En una visita de verificación la diferencia se nota rápido: el cronograma dice cuándo, pero el programa dice además cómo se hace cada mantenimiento, quién lo hace, con qué recursos y quién revisa que se cumpla. Esta guía explica qué pide la norma, qué piezas tiene un programa que se sostiene y cómo medir si se está cumpliendo.

Qué pide la norma

En el estándar de dotación (numeral 11.1.3 del Manual de Inscripción de Prestadores y Habilitación de Servicios de Salud), el criterio 2 pide que el prestador garantice las condiciones técnicas de calidad de los equipos biomédicos, y para eso exige dos cosas:

El criterio 6 del mismo estándar agrega que el mantenimiento lo ejecuta talento humano profesional, tecnólogo o técnico en áreas relacionadas, propio o mediante contrato o convenio con un tercero. Y el criterio 11 pide que, en los sistemas centralizados de gases medicinales, el mantenimiento de sus componentes lo haga personal capacitado por el fabricante.

El Decreto 4725 de 2005 completa el cuadro:

• El tenedor del equipo (quien lo tiene, sea propietario o lo use en arriendo o comodato) es responsable de su correcto funcionamiento, de forma directa o contratando al fabricante, al importador o a un tercero, y debe asegurarse de que su uso, su calibración y su mantenimiento sigan los manuales del fabricante (artículo 38).
• Las EPS no pueden contratar con instituciones que no lleven el control de registros del mantenimiento, de la verificación de la calibración y de los demás requerimientos del fabricante (artículo 38, parágrafo 1).
• El mantenimiento de los equipos de tecnología controlada solo se puede contratar con terceros que demuestren capacidad técnica, y la institución debe llevar los registros de esos mantenimientos (artículo 38, parágrafos 2 y 3).
• Quien preste mantenimiento y verificación de la calibración a equipos de riesgo alto y muy alto (clases IIb y III) debe tener un responsable técnico registrado ante el INVIMA o la entidad sanitaria competente (artículo 39).

Un programa no es solo un cronograma

La Secretaría Distrital de Salud de Bogotá lo dice de forma directa en su Cápsula de Calidad #12 sobre el estándar de dotación: el programa de mantenimiento no es solo un cronograma; define los recursos, la frecuencia, el responsable y quién lo supervisa.

Dicho de otra forma, el cronograma es la parte visible del programa. Si en la visita solo se puede mostrar la tabla de meses, falta lo que la sostiene.

Las piezas de un programa que se sostiene

1. El inventario completo. El programa cubre los equipos biomédicos del inventario (criterio 1 del mismo estándar). Un equipo que no está en el inventario tampoco está en el programa.
2. Un protocolo por tipo de equipo. Qué se revisa, qué se limpia, qué se cambia y qué se mide en cada preventivo, con los límites aceptables de cada medición y el instrumento de prueba que se usa. La base es el manual de servicio del fabricante. Una lista de chequeo por tipo de equipo vuelve el protocolo repetible.
3. La frecuencia de cada equipo. La que recomienda el fabricante o, si no la define, la del protocolo propio. Algunos equipos se programan por horas de uso en lugar de por calendario.
4. El responsable. Personal propio o un tercero contratado, con el soporte de su formación o el contrato. Para los equipos de clase IIb y III, el responsable técnico registrado.
5. Los recursos. Presupuesto, repuestos y consumibles, herramientas y los instrumentos de medición que se usan en las pruebas, con su propia calibración vigente. En los hospitales públicos, y en los privados cuyos contratos con la Nación o con entidades territoriales superan el 30 % de sus ingresos, el Decreto 1769 de 1994 exige destinar al menos el 5 % del presupuesto al mantenimiento de la infraestructura y de la dotación hospitalaria, que incluye el equipo biomédico, con un plan de mantenimiento anual.
6. El cronograma anual. El plan del año repartido mes a mes según la carga de trabajo que el equipo técnico puede atender.
7. La supervisión. Quién revisa que lo programado se ejecute, cada cuánto y qué se hace con lo que se atrasa.
8. El registro. Cada preventivo queda en la hoja de vida del equipo, fechado y firmado, con su soporte.

Cómo fijar la frecuencia

La regla en Colombia es clara: se sigue la recomendación del fabricante, que suele estar en el manual de servicio. El protocolo propio del prestador entra cuando el fabricante no la define (criterio 2.1).

Cuando le toca definirla a la institución, sirven como referencia los factores que la guía de la Organización Mundial de la Salud sobre programas de mantenimiento (Medical equipment maintenance programme overview, 2011) pide revisar antes de mover una frecuencia: las exigencias normativas, el entorno físico, la formación de los usuarios, la confiabilidad del equipo, la frecuencia de uso, el desgaste normal y el personal técnico disponible. La OMS recomienda además que la decisión la apruebe un comité o la gerencia. Deje por escrito cómo se fijó cada frecuencia: es la evidencia de que el protocolo existe.

La misma guía admite que, con suficiente experiencia en un equipo, se ajuste la frecuencia del fabricante, pero aconseja seguirla mientras esa experiencia no exista y pone las exigencias normativas como primer factor. En Colombia conviene no bajarla: el criterio 2.1 pide cumplir lo que recomienda el fabricante cuando lo ha definido.

Cómo repartir la carga del año

Un cronograma con todos los preventivos en enero no se cumple. La guía de la OMS recomienda repartir el trabajo a lo largo del año para que coincida con la capacidad del personal, y propone dos formas de agruparlo:

• Por servicio: todos los equipos de un servicio en la misma visita. Funciona bien con los equipos que no se mueven del servicio.
• Por tipo de equipo: todos los desfibriladores, por ejemplo, en la misma jornada.

Por experiencia, en instituciones con varias sedes también ayuda agrupar por ciudad, para que un viaje de trabajo del técnico cubra todos los equipos de esa sede.

Cómo priorizar cuando no alcanza

Rara vez el personal alcanza justo para la carga de trabajo. La OMS sugiere identificar los equipos más importantes de mantener y atenderlos primero, y describe varios criterios:

• Por riesgo: primero los equipos que, si fallan, tienen más probabilidad de causar daño al paciente. La guía trae como ejemplo una puntuación que suma la función del equipo (soporte vital, monitoreo, diagnóstico, laboratorio), el riesgo de su aplicación clínica, la exigencia de mantenimiento y su historial de fallas.
• Por misión: primero los equipos de los servicios que concentran la atención de la institución.
• Por necesidad de mantenimiento: primero los que pueden causar daño si fallan y que fallan si no reciben preventivo.
• Por recursos: alguno de los anteriores, ajustado al personal y los recursos con que se cuenta.

Una advertencia: en el ejemplo de la OMS, los equipos con puntaje bajo quedan fuera del programa preventivo y solo se reparan cuando fallan. En Colombia, el criterio 2.1 pide el programa para los equipos biomédicos, así que la lectura más segura ante una visita es que la priorización decide el orden y dónde poner más atención, no qué equipos salen del programa. Si el fabricante indica que un equipo no requiere preventivo, eso también queda escrito en el programa.

Cómo medir si se cumple

El indicador más común es el cumplimiento del plan:

Para que la cifra signifique algo, conviene definir de antemano tres reglas y escribirlas junto al indicador:

• Qué cuenta como «a tiempo»: por ejemplo, ejecutado a más tardar el último día del mes en que estaba programado.
• Qué pasa con lo cancelado: una actividad cancelada con su justificación por escrito (por ejemplo, la de un equipo dado de baja, desde la fecha de la baja) no cuenta. Un equipo fuera de servicio temporalmente no se saca del indicador: su preventivo se reprograma y se deja la razón.
• Cómo se suma el año: sumando ejecutados y programados de todos los meses, no promediando los porcentajes mensuales, porque un mes con dos actividades no pesa lo mismo que uno con doscientas.

La Resolución 3100 exige tener el programa y los registros de lo ejecutado, pero no fija un porcentaje de cumplimiento. La meta la define cada institución y la deja aprobada por escrito, por ejemplo en su tablero de indicadores o en su programa de auditoría para el mejoramiento de la calidad (PAMEC).

Otros indicadores ayudan a leer el programa: el trabajo pendiente al cierre de cada mes, la proporción de órdenes correctivas frente a preventivas y el tiempo promedio de reparación.

Los errores que más se encuentran

1. Solo hay cronograma. La tabla de meses existe, pero no hay protocolos, responsables ni recursos definidos.
2. Frecuencias sin soporte. Todo el inventario quedó «anual» sin revisar el manual de cada equipo.
3. Equipos nuevos que no entran al plan. Llegó un equipo en marzo y su primer preventivo nunca se programó.
4. Preventivos hechos que no quedan registrados. El técnico hizo el trabajo, pero el soporte no llegó a la hoja de vida.
5. Instrumentos de prueba sin calibración vigente. El analizador con el que se hacen las pruebas tenía el certificado vencido.
6. Un cumplimiento que nadie sabe cómo se calculó. El informe dice 95 %, pero no queda claro qué se contó ni de qué periodo.

Checklist para revisar su programa

• Todos los equipos biomédicos del inventario están en el programa.
• Cada tipo de equipo tiene su protocolo, basado en el manual de servicio del fabricante.
• La frecuencia de cada equipo es la del fabricante o, si el fabricante no la define, la del protocolo propio, con el criterio usado por escrito.
• Cada preventivo tiene un responsable definido, propio o tercero, con su soporte.
• Los equipos de clases IIb y III los atiende personal con responsable técnico registrado.
• Los recursos están definidos: presupuesto, repuestos, herramientas e instrumentos de prueba calibrados.
• El cronograma del año está repartido según la capacidad del personal.
• Hay una persona que supervisa el cumplimiento, y el indicador tiene su fórmula y su meta por escrito.
• Cada preventivo ejecutado está en la hoja de vida del equipo, fechado y firmado.
• Los equipos nuevos entran al programa cuando se reciben, y los dados de baja salen.

Cómo ayuda Zoan Biomed360

En Zoan Biomed360, el cronograma no se llena a mano: se declara qué se hace y cada cuánto, y el sistema genera las fechas.

• Cronograma automático: la periodicidad que usted registra en la hoja de vida de cada equipo (la del fabricante o la de su protocolo) genera las actividades programadas. El mismo cronograma incluye las calibraciones y los cambios de accesorios.
• Asignar crea la orden: cada actividad se asigna a un técnico interno o a un proveedor, con fecha y notas, y se crea la orden de servicio. Varias actividades, por ejemplo las de un viaje de trabajo a otra sede, se asignan de una vez.
• Órdenes firmadas: el responsable documenta el preventivo, con su lista de chequeo cuando el equipo la tiene, y lo firma. Al cerrarse, queda en la hoja de vida del equipo y el cronograma calcula la próxima fecha.
• Indicadores con su fórmula a la vista: el cumplimiento mensual del plan cuenta lo ejecutado a tiempo frente a lo programado, con las metas que fija su organización. Se exporta en PDF y Excel con las fórmulas incluidas.
• Cronograma exportable en PDF o CSV, con los mismos filtros de la pantalla.

Los protocolos, los recursos y la designación de quién supervisa siguen siendo documentos de su institución; el sistema deja la evidencia de que el programa se ejecuta. Así, en la visita se puede mostrar el plan, lo ejecutado con su firma y cómo se calcula el cumplimiento.

Preguntas frecuentes

Sigue leyendo

• Calibración y mantenimiento de equipos biomédicos: en qué se diferencian y qué pide la norma
• Tecnovigilancia en IPS: qué reportar al INVIMA, en qué plazo y cómo organizar el programa
• Hoja de vida de equipos biomédicos: qué debe tener según la Resolución 3100
• Cómo preparar la habilitación de una unidad renal

Fuentes y referencias

• Resolución 3100 de 2019 (Ministerio de Salud y Protección Social): Manual de Inscripción de Prestadores y Habilitación de Servicios de Salud, numeral 11.1.3 (estándar de dotación), criterios 1, 2.1, 2.2, 6 y 11. Documento oficial · Texto compilado (INVIMA)
• Resolución 2080 de 2026 (Ministerio de Salud y Protección Social): revoca en su integridad la Resolución 1732 de 2026. Documento oficial
• Decreto 4725 de 2005: posventa y mantenimiento de los equipos biomédicos (artículo 38 y sus parágrafos) y recurso humano para su mantenimiento (artículo 39). Documento oficial · Texto compilado (INVIMA)
• Decreto 1769 de 1994: 5 % del presupuesto para el mantenimiento de la infraestructura y la dotación hospitalaria y plan anual de mantenimiento (artículos 1, 3 y 12), aclarado por el Decreto 1617 de 1995 y compilado en el Decreto 780 de 2016. Normograma de la Supersalud
• Secretaría Distrital de Salud de Bogotá: Cápsula de Calidad #12, Estándar de Dotación. Documento
• Organización Mundial de la Salud: Medical equipment maintenance programme overview (Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos, 2011). Publicación oficial

Este contenido tiene fines informativos y de gestión. No constituye asesoría regulatoria ni reemplaza la reglamentación vigente ni el texto oficial de las normas citadas. Verifique el marco aplicable con su secretaría de salud. Zoan Biomed360 es un producto de Zoan Software.