Plan de reposición de equipos biomédicos: cuándo reponer un equipo y cómo justificarlo

Cada año, cuando se arma el presupuesto, alguien tiene que responder la misma pregunta: ¿qué equipos reponemos? Sin datos, la respuesta suele ser el equipo que más falló la última semana, el del servicio que más insiste o el que ya «se ve viejo». Con datos, la reposición se vuelve una decisión que se puede explicar ante la gerencia o la junta: por qué este equipo, por qué este año y cuánto cuesta. Esta guía explica qué criterios usar, qué dice la norma y cómo armar el plan.

Qué dice la norma colombiana

• Resolución 3100 de 2019 (estándar de dotación, numeral 11.1.3): exige el registro de los equipos, garantizar sus condiciones técnicas de calidad con un programa de mantenimiento preventivo y la hoja de vida de cada equipo, y que la cantidad de equipos sea suficiente para la frecuencia de uso. No menciona la reposición ni la obsolescencia; el estándar de dispositivos médicos (11.1.4) pide registrar su vida útil, cuando aplique.
• Ley 100 de 1993 (artículo 189) y Decreto 780 de 2016, con el texto del Decreto 229 de 2025: los prestadores públicos, y los privados cuyos contratos con la Nación o con entidades territoriales superan el 30 % de sus ingresos, destinan al menos el 5 % de sus ingresos (los operacionales proyectados en las ESE; los totales en los privados) al mantenimiento, y presentan cada año un plan de mantenimiento. Es un presupuesto de mantenimiento, no de reposición.
• Decreto 4725 de 2005: para obtener el permiso de comercialización de un equipo de tecnología controlada, el fabricante o su representante declara que puede suministrar repuestos y mantenimiento durante cinco años como mínimo, o durante la vida útil del equipo si es inferior (artículo 24). El titular o importador debe garantizar el soporte técnico y los repuestos durante la vida útil (artículo 35).
• Resolución 2373 de 2025: regula los Planes Maestros de Inversiones en Infraestructura y Dotación de los departamentos y distritos para las sedes públicas, y prohíbe invertir en dotación por fuera de ellos (artículo 34). Su anexo técnico define la «reposición por obsolescencia»: equipos que agotaron su ciclo de vida, bajo análisis de costo-beneficio, o cuyo desempeño es insuficiente frente a las tecnologías nuevas del mercado. No aplica a las IPS privadas, pero su lenguaje sirve de referencia.

En resumen: la norma exige mantener bien los equipos y, en lo público, planear la inversión; el método para decidir qué reponer lo define cada institución, y conviene que lo deje por escrito.

Qué recomienda la OMS

La guía de la Organización Mundial de la Salud sobre la baja de dispositivos médicos (Decommissioning medical devices, 2019) pide que la reposición siga una política clara, con procedimientos basados en evidencia, y que el plan se base en la historia de los equipos existentes: su seguridad, su confiabilidad y su costo. Agrupa los motivos para dar de baja un equipo (retirarlo del servicio) en tres familias:

La misma guía advierte que es una clasificación incorrecta dar de baja un equipo solo porque salió un modelo nuevo: los modelos descontinuados suelen tener soporte varios años. Según la OMS, la baja y la compra de la versión nueva se consideran solo cuando el fabricante o el proveedor ya no da servicio al equipo.

Los criterios, uno por uno

Edad frente a vida útil. La guía de la OMS sobre inventarios recuerda que todo equipo tiene una vida útil esperada y que en algún momento habrá que reponerlo o darlo de baja; su historia de servicio dice cuándo deja de ser útil, seguro o rentable. La edad sola no basta: un equipo que pasó su vida útil, sin fallas y con soporte, puede seguir sirviendo.

Costo de mantenimiento frente al valor del equipo. Cuando lo que se ha gastado en mantenerlo y repararlo se acerca a lo que cuesta uno nuevo, conviene revisar si sigue valiendo la pena (ver «La regla de reparar o reponer», más abajo).

Fallas y confiabilidad. Las fallas repetidas, el tiempo fuera de servicio y las fallas graves dicen más que la edad. La hoja de vida y los indicadores de mantenimiento son la fuente.

Obsolescencia. El fin del soporte del fabricante, la falta de repuestos o de accesorios. A diferencia de la edad o el costo, la obsolescencia no se calcula: la confirma alguien con el fabricante o el proveedor, y conviene dejar escrito quién y cuándo.

Seguridad. Una alerta sanitaria, un retiro del mercado o los eventos e incidentes adversos registrados en tecnovigilancia (el programa de reporte de problemas con dispositivos médicos) pueden adelantar la reposición de un equipo.

Criticidad y necesidad. Un equipo de soporte vital o de clase de riesgo alta (IIb o III) pesa más en el orden de prioridades. Y antes de reponer conviene confirmar que el equipo se sigue necesitando: el uso real puede indicar que sobra, o que hacen falta más.

Vida útil técnica, contable y tributaria

Son tres cosas distintas, y mezclarlas lleva a errores:

• Vida útil técnica: la que indica el fabricante o la experiencia de la institución con ese tipo de equipo.
• Vida útil contable: la que la institución estima para depreciar el activo, según su marco contable: la NIC 16 (la norma internacional de contabilidad de propiedades, planta y equipo) en el Grupo 1, la Sección 17 de la NIIF para las Pymes en el Grupo 2 y el marco de la Contaduría General de la Nación en las ESE. Considera el uso, el desgaste y la obsolescencia técnica, y se revisa periódicamente (en la NIC 16, al menos al cierre de cada año).
• Vida útil tributaria: para quien declara renta, el Estatuto Tributario (artículo 137) permite deducir la depreciación contable sin pasar de una tasa máxima; mientras el Gobierno no la reglamente, para el equipo médico científico es del 12,5 % anual (ocho años). Es un tope para la deducción, no una regla para decidir cuándo reponer, y la misma norma aclara que la depreciación fiscal no necesariamente coincide con la contable.

Un equipo totalmente depreciado en los libros no está, por eso, listo para reponerse. Y si muchos equipos siguen en uso ya depreciados del todo, conviene revisar con la contaduría la vida útil contable que se está usando.

La regla de reparar o reponer

Una regla conocida dice que, si rehabilitar o reparar un equipo cuesta más del 50 % del valor de uno nuevo, conviene reponerlo. No es una norma colombiana ni una recomendación de la OMS: algunas guías de gestión de tecnología en salud la citan como criterio de algunos países, y algunas instituciones la usan con variaciones. Unas cuentan solo la reparación del momento y otras las reparaciones acumuladas; unas comparan con el precio de compra y otras con el de reposición; otras bajan el tope cuando el equipo ya pasó su vida útil.

Si se cuenta todo el mantenimiento acumulado, incluido el preventivo, un equipo viejo y sano puede pasar el 50 % solo por los años. Por eso es una señal para revisar, no una decisión, y conviene escribir en la política de la institución cómo se calcula.

Cómo armar el plan anual

1. Inventario completo, con la fecha de compra, el valor de compra o de reposición y la vida útil de cada equipo.
2. Costos de mantenimiento por equipo: preventivos, correctivos, repuestos y contratos.
3. Fallas y tiempo fuera de servicio de los últimos doce meses.
4. Obsolescencia confirmada: fin de soporte y falta de repuestos, con quién lo confirmó.
5. Lista de candidatos con sus motivos escritos y, si se usa, un puntaje que combine los criterios.
6. Prioridad por criticidad y necesidad.
7. Evaluar la alternativa antes de comprar: el costo total durante su vida (equipo, accesorios, instalación, adecuaciones, capacitación, consumibles y mantenimiento), si se compra, se arrienda, se recibe en comodato o se paga por uso, y que la tecnología nueva responda a la necesidad real.
8. Año propuesto y costo estimado completo de cada reposición.
9. Aprobación de la gerencia o la junta, con el presupuesto. En las sedes públicas, dentro del Plan Maestro de Inversiones.
10. Baja ordenada del equipo que sale: descontaminación, borrado de los datos de pacientes que guarde, disposición como residuo de aparatos eléctricos y electrónicos, y baja en los libros. En las ESE, la baja de bienes públicos requiere además un acto administrativo.
11. Revisión anual: el plan aprobado guarda por qué entró cada equipo, aunque sus cifras cambien después.

Errores frecuentes

1. Reponer por edad sola, sin mirar el costo, las fallas ni el soporte.
2. Reponer porque salió un modelo nuevo, con el equipo actual funcionando y con soporte.
3. Confundir la vida útil contable con la técnica: decidir la reposición por lo que dicen los libros y no por el estado, el costo y el soporte del equipo.
4. No registrar los costos de mantenimiento por equipo, y sin ellos no hay forma de aplicar la regla de reparar o reponer.
5. Enterarse tarde del fin del soporte, cuando el equipo ya falló y no hay repuesto.
6. Comparar solo el precio de compra, sin el costo de instalarlo, capacitar y mantenerlo.
7. Un plan que no se puede explicar: la junta pregunta por qué ese equipo y no hay motivos escritos.

Checklist para revisar su plan de reposición

• El inventario tiene la fecha de compra, el valor y la vida útil de cada equipo.
• Los costos de mantenimiento se registran por equipo.
• Las fallas y el tiempo fuera de servicio salen de la hoja de vida.
• El fin del soporte y la falta de repuestos se confirman y quedan registrados, con quién lo confirmó.
• Cada candidato tiene sus motivos escritos.
• La regla de reparar o reponer está definida en la política de la institución.
• La prioridad considera la criticidad y la necesidad real del servicio.
• Cada reposición tiene su costo total y la alternativa evaluada (compra, arriendo, comodato).
• El plan tiene año y costo por equipo, y la aprobación de la gerencia o la junta.
• La baja de los equipos que salen está prevista.
• El plan se revisa cada año.

Cómo ayuda Zoan Biomed360

Zoan Biomed360 tiene un módulo de Plan de reposición, que requiere el módulo de costos de equipos, para decidir qué reponer y cuándo, con razones que se pueden defender ante una junta.

• Un puntaje de 0 a 100 por equipo, que combina la edad frente a la vida útil (30 puntos), el costo acumulado frente al valor (25), la obsolescencia (20), las fallas reportadas en los últimos doce meses (15) y la criticidad (10).
• Candidatos con sus motivos escritos: vida útil cumplida, costo acumulado desde la compra igual o mayor al 50 % del valor de reposición (o del de compra, si no hay otro), fin del soporte del fabricante ya cumplido o falta de repuestos, o un puntaje de 50 o más. La criticidad suma al puntaje y por eso sube al equipo en la lista, pero no lo hace candidato por sí sola. Ser candidato no es la decisión: es la lista que se revisa antes de armar el plan.
• La obsolescencia se declara en la ficha del equipo: el fin de soporte anunciado y la falta de repuestos, con una nota de quién lo confirmó.
• Un año sugerido y un valor de reposición estimado para cada candidato, que se ajustan antes de incluirlo en el plan. El valor estimado es el de reposición registrado del equipo, no el costo total de la alternativa.
• El plan de cada año, con el total por dominio (biomédica, planta física, cómputo o metrología), exportable a Excel y PDF. El plan guarda el puntaje y los motivos del día en que se decidió, para que siempre se pueda explicar por qué entró cada equipo.

Preguntas frecuentes

Sigue leyendo

• Indicadores de mantenimiento de equipos biomédicos: cuáles medir y cómo calcularlos
• Programa de mantenimiento preventivo de equipos biomédicos: cómo armarlo

Fuentes y referencias

• Organización Mundial de la Salud: Decommissioning medical devices (Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos, 2019), secciones 2 y 3. Publicación oficial
• Organización Mundial de la Salud: Introduction to medical equipment inventory management (2011), sección 9. Publicación oficial
• Resolución 3100 de 2019 (Ministerio de Salud y Protección Social): estándares de dotación (11.1.3) y de dispositivos médicos (11.1.4). Texto compilado (INVIMA)
• Decreto 229 de 2025: mantenimiento hospitalario en el Decreto 780 de 2016 (artículos 2.5.3.8.1.1 a 2.5.3.8.1.13). Función Pública
• Decreto 4725 de 2005: artículos 24 y 35, sobre repuestos, mantenimiento y soporte técnico de los equipos de tecnología controlada. Texto compilado (INVIMA)
• Resolución 2373 de 2025 (Ministerio de Salud y Protección Social): metodología de los Planes Maestros de Inversiones en Infraestructura y Dotación en Salud. Documento oficial
• Estatuto Tributario, artículo 137: tasas máximas de depreciación fiscal. Secretaría del Senado
• Temple-Bird y otros: How to Manage Series for Healthcare Technology, guía 2, «How to Plan and Budget for your Healthcare Technology» (2005), sobre los criterios de reposición y la rehabilitación por encima del 50 % del valor. GOV.UK

Este contenido tiene fines informativos y de gestión. No constituye asesoría regulatoria, contable ni tributaria, ni reemplaza el texto oficial de las normas citadas. Zoan Biomed360 es un producto de Zoan Software.