Cada fin de año, la gerencia pregunta cuánto se necesita para mantenimiento el año siguiente, y cada enero alguien tiene que certificar cuánto se gastó. En los hospitales públicos y en algunas clínicas privadas, la ley fija un mínimo: el 5 %. Pero ese mínimo no dice cuánto necesitan de verdad sus equipos. Esta guía explica cómo se calcula el 5 % desde el Decreto 229 de 2025, qué cuenta como mantenimiento, el calendario de reportes y cómo armar el presupuesto de los equipos desde abajo.
- Quién está obligado
- Sobre qué base se calcula el 5 %
- Qué cubre y qué no
- El calendario
- El 5 % es un piso, no una medida
- Cómo armar el presupuesto de los equipos desde abajo
- El seguimiento durante el año
- Errores frecuentes
- Checklist para revisar su presupuesto de mantenimiento
- Cómo ayuda Zoan Biomed360
- Preguntas frecuentes
Marco de referencia: el artículo 189 de la Ley 100 de 1993 ordena a los hospitales públicos, y a los privados cuyos contratos con la Nación o con las entidades territoriales superan el 30 % de sus ingresos totales, destinar al menos el 5 % de su presupuesto al mantenimiento de la infraestructura y la dotación. Hoy lo reglamenta el Decreto 780 de 2016 (artículos 2.5.3.8.1.1 a 2.5.3.8.1.13), con el texto que le dio el Decreto 229 de 2025, que reemplazó al del antiguo Decreto 1769 de 1994. Este artículo es orientativo y no constituye asesoría jurídica, presupuestal ni contable.
Quién está obligado
- Los prestadores de servicios de salud públicos, como las empresas sociales del Estado (ESE).
- Los privados en los que el valor de los contratos con la Nación o con las entidades territoriales representa más del 30 % de sus ingresos totales.
Las demás IPS privadas no tienen un porcentaje obligatorio. Igual deben mantener sus equipos: la Resolución 3100 de 2019 exige a todos los prestadores un programa de mantenimiento preventivo de los equipos biomédicos y la hoja de vida de cada uno. El método de esta guía les sirve para armar un presupuesto que se pueda defender.
Sobre qué base se calcula el 5 %
El Decreto 229 cambió la base, y es el punto que más se confunde:
| Prestador | Base del 5 % | Qué no entra |
|---|---|---|
| ESE y demás públicos | Los ingresos operacionales proyectados de la vigencia que se programa: la venta de servicios de salud y los recursos del subsidio a la oferta del Sistema General de Participaciones | Las transferencias de la Nación, el departamento, el distrito o el municipio, y la disponibilidad inicial con destinación específica |
| Privados con más del 30 % en contratos con el Estado | Los ingresos totales realizados en el periodo, según sus normas contables | — |
Dos reglas más:
- Si se adicionan ingresos operacionales durante el año, el presupuesto de mantenimiento se adiciona al mismo tiempo.
- Los activos con mantenimiento cubierto por la garantía de compra no entran en la estimación del 5 %: el decreto pide descontar ese porcentaje o valor.
Un ejemplo con cifras ficticias: una ESE proyecta $38.000 millones por venta de servicios y $3.000 millones del subsidio a la oferta, y espera $5.000 millones de transferencias del departamento. La base es de $41.000 millones (las transferencias no cuentan), y el mínimo para mantenimiento es de $2.050 millones, antes de descontar los activos cuyo mantenimiento cubre la garantía. Si a mitad de año se adicionan $1.000 millones de ingresos operacionales, el mantenimiento sube $50 millones.
En los privados, como la base son los ingresos realizados, la cifra definitiva se conoce al cierre del año: conviene presupuestar sobre la proyección y revisarla durante el año.
Qué cubre y qué no
El 5 % no es solo de biomédica. Cubre el mantenimiento de:
- La infraestructura: edificios, áreas adyacentes y redes eléctricas, hidráulicas, sanitarias, de voz y datos, de gases medicinales, de vacío, de climatización, contra incendios y de monitoreo remoto, entre otras.
- La dotación: los equipos industriales de uso hospitalario (plantas eléctricas, calderas, lavandería, cocina, climatización, ascensores, plantas de tratamiento de agua), los equipos biomédicos, los muebles administrativos y asistenciales, y los equipos de comunicaciones e informáticos.
- El transporte especial de pacientes: las ambulancias terrestres, aéreas, fluviales o marítimas y las unidades móviles.
También puede ir a infraestructura y dotación arrendada, en comodato o en tenencia, siempre que el contrato establezca «de manera clara y precisa» a quién le corresponde el mantenimiento (el decreto dice «a la entidad contratista»; confirme con su secretaría cómo lo interpreta). Ese mantenimiento debe ser el necesario para prestar el servicio y nunca puede aumentar el patrimonio de un tercero. En arrendamiento, comodato o leasing, el pago del mantenimiento se rige por lo pactado en el contrato.
¿Qué no cuenta? El ABECÉ de mantenimiento hospitalario del Ministerio de Salud, escrito para el texto anterior, responde varias dudas que siguen siendo útiles:
- La compra de un equipo no es mantenimiento: no previene fallas de la dotación existente.
- Los proyectos de inversión no justifican el 5 %.
- La vigilancia privada no es mantenimiento.
- Los servicios generales sí pueden contar, cuando restablecen o mejoran el funcionamiento de la infraestructura.
Ojo: ese ABECÉ dice que solo se puede mantener lo que es propiedad de la institución y que el equipo automotor no aparece en la norma. El Decreto 229 permite ahora mantener bienes arrendados, en comodato o en tenencia, e incluye las ambulancias y las unidades móviles; los demás vehículos siguen sin aparecer. Ante una duda, confírmelo con su secretaría de salud.
El calendario
- El plan de mantenimiento del año: lo elabora cada año el jefe o coordinador de mantenimiento, con las actividades y la distribución de los recursos, y se envía a la secretaría de salud departamental o distrital el 30 de enero. El seguimiento a su ejecución está a cargo del gerente o director, o de quien este delegue.
- La certificación del año anterior: a más tardar el 30 de enero, el representante legal la firma con el revisor fiscal (o con el contador, si la institución no está obligada a tener revisor fiscal). Dice el valor y el porcentaje del presupuesto que se ejecutó en el plan de mantenimiento del año terminado el 31 de diciembre.
- Los informes de la secretaría: consolida la información y envía a la Superintendencia Nacional de Salud un informe de seguimiento en los primeros cinco días de agosto y un informe final en los primeros diez días de enero del año siguiente. La Superintendencia fija los términos de esos reportes y el Ministerio de Salud definirá su cargue en el Sistema de Información Hospitalaria (SIHO); como el informe final vence antes del 30 de enero, su secretaría puede pedirle la información antes.
- Si una ESE no necesita ejecutar el 100 % de lo programado, debe comunicarlo a la secretaría con la justificación técnica del responsable del plan y del gerente.
- Si se necesita más del 5 %, la institución hace los ajustes presupuestales para tener esos recursos.
La Superintendencia Nacional de Salud vigila la asignación y el uso de estos recursos, y puede sancionar.
El 5 % es un piso, no una medida
El 5 % se calcula sobre los ingresos, no sobre lo que vale el parque de equipos ni sobre su estado. La guía de planeación y presupuesto de tecnología en salud de Temple-Bird y otros (2005) advierte justo eso: un porcentaje del presupuesto de la institución no mide lo que los equipos necesitan. En un hospital con equipos viejos o con muchos equipos pendientes de reparar, el 5 % puede quedarse corto. En uno con el parque nuevo y en garantía, puede sobrar en biomédica y hacer falta en la planta física.
Como referencia para la planeación de largo plazo, esa guía cita estimaciones de expertos internacionales para el costo anual de mantenimiento y reparación:
| Qué se mantiene | Costo anual de referencia |
|---|---|
| Equipo médico | 5 % a 6 % del valor del parque a precio de equipo nuevo |
| Edificios | 1 % a 2 % del costo de construcción |
| Equipos industriales y de servicios | 3 % a 4 % del costo de compra e instalación |
Son promedios: cada país ajusta su cifra a sus costos locales y a la edad de los equipos. La misma guía muestra que un equipo viejo cuesta más de mantener, y el manual de mantenimiento de la Organización Mundial de la Salud (2011) mide la eficiencia del programa con la razón de costo de servicio: el costo anual del programa dividido entre el valor de compra del inventario. En Estados Unidos ronda el 5 % a 10 %, y solo con recursos de apoyo amplios y años de mejora; para los países en desarrollo, la OMS advierte que puede ser mucho mayor, sobre todo en programas nuevos.
Para estas referencias hace falta conocer el valor de los equipos. Por eso el inventario, con el valor de cada equipo, es el punto de partida.
Cómo armar el presupuesto de los equipos desde abajo
El 5 % dice el mínimo total. El presupuesto de cada área se construye con lo que de verdad se va a hacer:
| Rubro | Cómo se estima | De dónde sale el dato |
|---|---|---|
| Preventivo con personal propio | Rutinas del año × horas por rutina × costo de la hora | El cronograma de mantenimiento |
| Preventivo y soporte contratados | Los contratos vigentes y los que se renuevan en el año | Los contratos con proveedores y el fabricante |
| Calibraciones y verificaciones | Equipos que las requieren × frecuencia × tarifa | El plan metrológico |
| Repuestos y kits | Los kits que pide el fabricante en el preventivo, más los repuestos del correctivo | El histórico de costos por equipo |
| Correctivo | El promedio de los últimos años por tipo de equipo, ajustado por la edad del parque | La hoja de vida y los costos de cada equipo |
| Equipos que salen de garantía | Su preventivo y su correctivo desde la fecha en que termina la garantía | El inventario, con la fecha de fin de garantía |
| Imprevistos en equipos críticos | Una reserva definida por la institución | El histórico de fallas graves |
Unas recomendaciones al armarlo:
- Separe el preventivo del correctivo. El manual de la OMS lo recomienda: el preventivo se planea; el correctivo se estima y varía. Llevarlos por separado deja ver qué pasó cuando hay diferencias.
- Ajuste por altas y bajas. Los equipos que entran o salen del inventario cambian el preventivo y el correctivo del año.
- Reparta por mes. Hay contratos que se pagan en una sola cuota y temporadas con más rutinas. Un presupuesto mensual realista evita falsas alarmas.
- Incluya todas las áreas que cubre el 5 %: biomédica, planta física, equipos industriales, cómputo y comunicaciones, mobiliario y ambulancias.
- Compare el total con el piso legal y con la referencia por valor del parque. Si queda por debajo del 5 %, falta algo o hay que justificarlo; si la referencia por valor da mucho más, quizás haya equipos pendientes de reparar o candidatos a reposición.
El seguimiento durante el año
- Mes a mes: ejecutado frente a lo presupuestado y frente al ritmo esperado, por área.
- Proyección al cierre: al ritmo actual, ¿cuánto se va a gastar en el año?
- Alertas tempranas: un área que pasó el 90 % antes del último trimestre necesita una decisión antes de quedarse sin recursos.
- Lo comprometido: los contratos firmados ya reservan dinero, aunque todavía no se hayan facturado.
- Cada cifra con su soporte: la orden de servicio, la factura o el contrato que la explica. Es lo que pide la certificación del 30 de enero.
Errores frecuentes
- Calcular el 5 % sobre la base equivocada: el presupuesto total con transferencias, en lugar de los ingresos operacionales proyectados en las ESE.
- Contar como mantenimiento la compra de equipos o la ejecución de proyectos de inversión.
- Presupuestar solo biomédica, cuando el 5 % cubre la infraestructura y toda la dotación.
- Repetir la cifra del año pasado sin mirar la edad de los equipos, las altas y bajas ni los que salen de garantía.
- Presupuestar el correctivo en cero. Siempre habrá fallas; la pregunta es cuánto.
- No ajustar cuando se adicionan ingresos durante el año.
- Gastar todo en diciembre para llegar al porcentaje, en lugar de ejecutar según el plan.
- Llegar al 30 de enero sin los soportes de lo ejecutado ni la firma del revisor fiscal o del contador.
Checklist para revisar su presupuesto de mantenimiento
- Sabe si su institución está obligada al 5 % y sobre qué base lo calcula.
- La base excluye las transferencias y la disponibilidad inicial con destinación específica, y la estimación descuenta los activos cuyo mantenimiento cubre la garantía de compra.
- El presupuesto cubre todas las áreas: infraestructura, dotación y transporte de pacientes.
- Cada área tiene su presupuesto armado desde abajo, con el preventivo y el correctivo por separado.
- El inventario tiene el valor de cada equipo y la fecha de fin de su garantía.
- Los contratos de mantenimiento vigentes están incluidos.
- El presupuesto está repartido por mes.
- Hay seguimiento mensual del ejecutado, con proyección al cierre.
- Cada gasto tiene su soporte: orden, factura o contrato.
- El plan del año y la certificación del anterior están listos para el 30 de enero.
Cómo ayuda Zoan Biomed360
Zoan Biomed360 tiene un módulo de Presupuesto de mantenimiento, que requiere el módulo de costos de equipos, para comparar mes a mes lo aprobado con lo que de verdad se gastó.
- El presupuesto por año y por dominio: biomédica, planta física, cómputo y metrología. En la planta física se reparte por sistema: eléctrico, hidráulico, gases medicinales, climatización, transporte vertical, contra incendios, mobiliario y locativo. Cada jefatura registra el de sus dominios.
- El ejecutado sale solo de los costos de mantenimiento que ya se registran: mano de obra, repuestos, servicios externos y calibraciones, más las órdenes locativas, el mantenimiento de instrumental de la central de esterilización y, con el módulo de contratos, las facturas de contratos de mantenimiento. La compra de equipos y lo que se clasifica como inversión (CAPEX) no cuentan como mantenimiento.
- El porcentaje ejecutado, la proyección al cierre al ritmo actual y la comparación con el mismo periodo del año anterior.
- La alerta del 90 %: marca el dominio o sistema que pasó el 90 % de su presupuesto antes de octubre.
- Lo comprometido y lo disponible, con el módulo de contratos con proveedores (planes Profesional y Enterprise): lo que los contratos activos de mantenimiento ya reservan del año. Si superan lo asignado, el renglón lo marca y la jefatura del dominio recibe un aviso.
- Vistas mensual, por tipo de costo, por sede, por proveedor y de los equipos con más gasto.
- Cada cifra se abre: lleva a los movimientos que la forman, con su origen: orden de servicio, calibración, verificación, orden locativa o factura de contrato, entre otros.
- Exportación a Excel, PDF y CSV, con los filtros puestos, y cada cambio del presupuesto queda en la auditoría.
- Una tarjeta de referencia del 5 %, que solo ve el administrador de la organización: si registra el total anual de su institución (en una ESE, la base que le aplique), muestra qué parte de ese total es el presupuesto de mantenimiento. Es un indicador y no bloquea nada.
Preguntas frecuentes
¿Una IPS privada está obligada al 5 %?
Solo si el valor de sus contratos con la Nación o con las entidades territoriales representa más del 30 % de sus ingresos totales. En ese caso, la base son sus ingresos totales realizados en el periodo. Las demás no tienen un porcentaje obligatorio, aunque sí deben mantener sus equipos según la Resolución 3100 de 2019.
¿El 5 % se sigue calculando sobre el presupuesto total?
La ley y el artículo 2.5.3.8.1.1 siguen hablando de «presupuesto total», pero, con el texto del Decreto 229 de 2025, el artículo 2.5.3.8.1.10 precisa la base: en los prestadores públicos, los ingresos operacionales proyectados de la vigencia (la venta de servicios de salud y el subsidio a la oferta del Sistema General de Participaciones), sin las transferencias de la Nación ni de las entidades territoriales. En los privados obligados, los ingresos totales realizados.
¿Se puede destinar más del 5 %?
Sí. El 5 % es un mínimo. Si el plan de mantenimiento necesita más, la institución hace los ajustes presupuestales para tener esos recursos.
¿Qué pasa si una ESE no necesita ejecutar todo lo programado?
Debe comunicarlo a la secretaría de salud departamental, distrital o municipal, con la justificación técnica del responsable del plan de mantenimiento y del gerente.
¿La compra de un equipo biomédico cuenta en el 5 %?
No. Según el ABECÉ del Ministerio de Salud, comprar un equipo no es una actividad que prevenga fallas de la dotación existente. La reposición se planea aparte (vea la guía del plan de reposición).
¿Cuánto debería presupuestar para los equipos biomédicos?
Lo que salga de armar el presupuesto desde abajo: preventivo, contratos, calibraciones, repuestos, correctivo y los equipos que salen de garantía. Como referencia de largo plazo, los expertos internacionales citan del 5 % al 6 % del valor del parque a precio de equipo nuevo, con ajustes por los costos locales y la edad de los equipos.
Sigue leyendo
- Plan de reposición de equipos biomédicos: cuándo reponer un equipo y cómo justificarlo
- Indicadores de mantenimiento de equipos biomédicos: cuáles medir y cómo calcularlos
Fuentes y referencias
- Decreto 229 de 2025 (Ministerio de Salud y Protección Social): sustituye la sección de mantenimiento hospitalario del Decreto 780 de 2016, artículos 2.5.3.8.1.1 a 2.5.3.8.1.13. Diario Oficial 53.044 del 28 de febrero de 2025. Función Pública
- Ley 100 de 1993, artículo 189: mantenimiento hospitalario. Función Pública
- Ministerio de Salud y Protección Social: ABECÉ – Mantenimiento hospitalario, escrito para el texto anterior del Decreto 780 de 2016. Documento oficial
- Resolución 3100 de 2019 (Ministerio de Salud y Protección Social): estándar de dotación (11.1.3). Texto compilado (INVIMA)
- Organización Mundial de la Salud: Medical equipment maintenance programme overview (2011), secciones 4.3 y 5.1, sobre los costos del programa y la gestión del presupuesto. Publicación oficial
- Temple-Bird y otros: How to Manage Series for Healthcare Technology, guía 2, «How to Plan and Budget for your Healthcare Technology» (2005), sección 6.1, sobre los costos de mantenimiento. GOV.UK
Este contenido tiene fines informativos y de gestión. No constituye asesoría jurídica, presupuestal ni contable, ni reemplaza el texto oficial de las normas citadas. Verifique con su secretaría de salud cómo aplica el Decreto 229 de 2025 a su institución. Zoan Biomed360 es un producto de Zoan Software.