En casi todas las empresas hay una lista de tareas que alguien quisiera dejar de hacer a mano: digitar pedidos, cuadrar el banco, bajar documentos de un portal, pasar las novedades a la nómina. La pregunta difícil no es si se pueden automatizar, sino por cuál empezar. El primer proceso pesa más que los siguientes: si da resultados pronto, el equipo confía en la automatización y el segundo sale más fácil. Si se elige uno enredado, el proyecto se alarga y queda la idea de que «eso no funciona aquí». Esta guía da un método sencillo para escoger.
Las cinco preguntas
Haga estas preguntas a cada tarea candidata, con la persona que la hace todos los días.
- ¿Se repite mucho? Lo que pasa todos los días o todas las semanas, con decenas o cientos de casos, devuelve más tiempo que lo que pasa una vez al trimestre.
- ¿Las reglas se pueden escribir? La prueba: si dos personas, con la misma información, lo harían igual. Si una parte depende del criterio de alguien, esa parte se queda con una persona y el robot hace el resto.
- ¿Los datos llegan siempre igual? Un Excel con las mismas columnas, un PDF que sale siempre del mismo sistema o un portal que no cambia cada mes son el mejor punto de partida. Los documentos que llegan en formatos distintos también se pueden leer, con inteligencia artificial y una persona que confirma, pero eso suma un paso.
- ¿Se puede entrar a los sistemas? Lo ideal es que el robot tenga su propio usuario en cada sistema, con permiso solo para lo que va a hacer; algunos programas cobran una licencia aparte por ese usuario. Algunos portales piden un captcha (la prueba de «no soy un robot») o una clave al celular en cada ingreso, y algunos portales públicos prohíben los robots en sus condiciones de uso.
- ¿Se puede medir? Cuánto tarda hoy cada caso, cuántos casos hay al mes, cuántos errores o retrasos aparecen. Sin ese punto de partida, después no hay con qué comparar.
Y una condición más: que haya un dueño del proceso, alguien del área que lo conozca bien y tenga tiempo para responder dudas y revisar los primeros resultados.
Una tabla para puntuar a los candidatos
Ponga de 1 a 5 cada pregunta a cada candidato y súmelos. Un ejemplo con tres tareas de una empresa ficticia:
| Pregunta | Digitación de novedades de nómina | Conciliación bancaria | Respuesta a reclamos de clientes |
|---|---|---|---|
| ¿Se repite mucho? | 5 | 4 | 5 |
| ¿Las reglas se pueden escribir? | 4 | 4 | 2 |
| ¿Los datos llegan siempre igual? | 4 | 3 | 1 |
| ¿Se puede entrar a los sistemas? | 5 | 3 | 4 |
| ¿Se puede medir? | 5 | 5 | 3 |
| Total | 23 | 19 | 15 |
En este ejemplo gana la digitación de las novedades de nómina: llegan en un Excel con las mismas columnas y el robot entra a un solo sistema. Las afiliaciones en portales quedan para una segunda etapa. La conciliación queda segunda porque cada banco entrega el extracto en su propio formato, y algunos portales bancarios piden una clave dinámica en cada ingreso: una persona hace ese paso y el robot sigue. La respuesta a reclamos tiene mucho volumen, pero cada caso necesita criterio: ahí, la automatización sirve para registrar los reclamos y repartirlos con reglas sencillas, por sede o por tipo. Responderlos sigue siendo de su equipo.
Si dos candidatos empatan, decida por las horas al mes que devuelve cada uno.
Calcule las horas que hoy se van
Una cuenta sencilla:
horas al mes = casos al mes × minutos por caso ÷ 60
Por ejemplo, 600 pedidos al mes, a 4 minutos cada uno, son 40 horas al mes de digitación. Súmele el tiempo de corregir los errores que hoy se cuelan.
Haga la cuenta completa: las excepciones siguen siendo trabajo de su equipo. Si el 10 % de los pedidos necesita revisión, ese tiempo no se va; lo que cambia es que su equipo solo ve los casos que lo necesitan, y no los 600.
Buenas candidatas para empezar
Son tareas que se repiten en casi todas las empresas y tienen reglas claras:
- Digitar datos de un Excel o de un correo en su sistema: pedidos, órdenes, proveedores. Ver Del Excel a su sistema.
- Cuadrar el banco con la contabilidad. Ver conciliación bancaria automática.
- Causar las facturas de proveedores. Ver causación automática de facturas.
- Pasar las novedades al software de nómina y hacer los trámites de cada ingreso. Ver novedades de nómina y afiliaciones.
- Radicar facturas en los portales de las EPS, si es una clínica o una IPS. Ver radicación de facturas ante las EPS.
- Recibir cada mañana, según su plan, la información que hoy alguien busca a mano, como las licitaciones públicas de su sector. Ver licitaciones en SECOP II.
Las que conviene dejar para después
- Las que cambian cada mes o no tienen reglas escritas. Primero se ponen de acuerdo en cómo se hacen; después se automatizan.
- Las de muy poco volumen: veinte minutos una vez al trimestre no justifican el esfuerzo de armar el robot. Si son varias tareas pequeñas y parecidas, pueden ir juntas en un mismo robot más adelante.
- Las que dependen de un portal que pide captcha en cada paso o cuyas condiciones de uso prohíben los robots.
- Las que van a cambiar pronto: si en seis meses cambia el sistema, conviene automatizar sobre el nuevo.
- Las que cruzan muchas áreas de punta a punta. Empiece por un tramo, el que más tiempo consume. Cuando funcione, se conecta con los demás en un flujo de Zoan Flow, con aprobaciones y tareas para personas, según su plan.
Cómo arrancar el primero
- Escriba el proceso como se hace hoy, paso a paso, con un caso real a la vista: qué pantallas se abren, qué campos se llenan, qué se revisa y qué se hace cuando algo no cuadra.
- Reúna 10 a 20 casos reales para probar, incluidos los raros. Los casos raros son los que muestran las reglas que nadie había escrito.
- Fije la meta con una cifra: horas al mes, casos al día o errores al mes. Mídala antes de empezar.
- Empiece con una sola variante: un tipo de documento, un banco, un cliente o una entidad.
- Las primeras semanas, alguien revisa cada ejecución. Cuando los resultados sean confiables, el robot pasa a correr solo, con una programación horaria si su plan la incluye, y su equipo atiende solo las excepciones.
- Mida y compare con el punto de partida. Después, amplíe a otras variantes o pase al segundo proceso de la lista.
Con Zoan Automation
El robot se arma en Zoan Designer, se publica en Zoan Cloud y corre en un equipo Windows de su empresa o, según su plan, en los robots en la nube de Zoan Cloud. Desde el portal se lanza el robot, se ve cada ejecución con su registro y se le pasan a su equipo las excepciones como tareas; según su plan, también se programa para que corra solo a una hora fija.
El plan Community es gratis e incluye una licencia de desarrollo, una de robot atendido (lo lanza una persona en su equipo) y una de robot desatendido (corre en un equipo dedicado, sin ocupar el de nadie). Alcanza para armar y probar el primer proceso en un equipo de su empresa, lanzándolo desde el portal. Para que corra solo a una hora fija se necesita un plan con programación horaria.
Preguntas frecuentes
¿Necesito un equipo de tecnología para empezar?
No hace falta un programador. Lo indispensable es alguien que conozca bien el proceso. El robot lo puede armar alguien de su empresa que se sienta cómodo con el computador y aprenda Zoan Designer, o puede pedirle al equipo de Zoan que lo arme con usted, desde el diagnóstico hasta que corra en producción.
¿Y si el proceso tiene una parte que necesita criterio?
Esa parte se queda con una persona. El robot hace lo repetitivo y, cuando llega al punto que necesita criterio, le pasa el caso a su equipo como una tarea, con la información a la vista.
¿Robot o integración?
Si su sistema tiene una API (una puerta para que otros programas le envíen datos), el robot puede usarla, y suele ser más rápido y más estable. Si no la tiene, el robot trabaja con las pantallas como lo haría una persona, sin cambiar de sistema.
¿Qué pasa si cambia la pantalla del sistema?
El robot no adivina: la ejecución falla con un error que dice qué no encontró. Alguien ajusta ese paso en Zoan Designer y publica la versión nueva.
¿Qué pasa con la persona que hoy hace la tarea?
Sigue en el proceso, con otro papel. Deja la digitación repetitiva y se ocupa de lo que necesita criterio: las excepciones, la revisión, los casos con clientes y proveedores. Por eso conviene que participe desde el principio: es quien mejor conoce las reglas.
Empiece hoy
Sigue leyendo
- Del Excel a su sistema: cómo un robot digita por usted
- Conciliación bancaria automática: cómo funciona y qué necesita
Este contenido tiene fines informativos. Los ejemplos usan datos ficticios. Los robots en la nube, la programación horaria, Zoan Flow y la lectura de documentos con IA dependen del plan contratado. Zoan Automation es un producto de Zoan Software.